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Un commentaire ?Que vous importiez des participants ou qu'ils rejoignent votre événement via Webex Events Registration, les participants doivent avoir une adresse e-mail unique, en général. Cet article explique pourquoi les e-mails dupliqués posent problème, pourquoi vous devriez les autoriser, comment les autoriser dans Webex Events Registration et comment y remédier. Nous proposons également des modèles de sensibilisation pour vous aider à contacter les participants avec des e-mails dupliqués.
Pourquoi les e-mails dupliqués posent-ils problème ?
Pour des raisons de sécurité, lorsque deux personnes ou plus ont la même adresse e-mail, elles ne peuvent pas :
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Connectez-vous à l'application Event
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Enregistrez-vous via Webex Events Onsite
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Se faire scanner comme une piste dans Lead Retrieval
Alors, pourquoi voudrais-je autoriser les e-mails dupliqués ?
L'idéal est d'avoir une adresse e-mail unique pour chaque participant. Cependant, il peut y avoir de bonnes raisons d'autoriser les e-mails dupliqués, dans un premier temps. Voici les deux raisons les plus courantes pour lesquelles vous pouvez autoriser les e-mails dupliqués :
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Selon la façon dont vous utiliserez les données des participants, les e-mails dupliqués peuvent suffire si vous utilisez uniquement Webex Events Registration.
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Les entreprises envoient souvent des groupes d'employés à un événement. Une personne peut utiliser sa propre adresse e-mail pour acheter plusieurs billets et bénéficier des tarifs anticipés avant de confirmer quels employés participeront à l'événement. Dans ce cas, vous autoriserez les e-mails dupliqués, puis vous les corrigerez plus tard lorsque les informations correctes seront disponibles.
Continuez à lire pour savoir comment autoriser les e-mails dupliqués.
Autoriser les e-mails dupliqués lors de l'inscription
Si vous utilisez Webex Events Registration, vous pouvez autoriser ou limiter les doublons d'e-mails sur la page des paramètres généraux.
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Dans la barre de navigation de votre événement, sous « Inscription », cliquez sur Paramètres.
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Cliquez sur Général.
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Accédez à la section « Paramètres e-mail » et recherchez l'option Restreindre les adresses e-mail dupliquées. Cette option est active par défaut, de sorte que chaque billet doit être associé à une adresse e-mail unique. Pour permettre à plusieurs personnes de s'inscrire avec la même adresse e-mail, désactivez le bouton.
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Cliquez sur Publier les modifications pour les enregistrer.
Identifier et corriger les e-mails dupliqués
Il est facile de trouver et de corriger les doublons d'e-mails :
1. Identifier les doublons
N'oubliez pas que si vous bloquez un participant actif qui possède la même adresse e-mail qu'un autre participant, son statut sera « Dupliqué » au lieu de « Bloqué ».
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Dans la barre de navigation de votre événement, cliquez sur Participants. Lorsqu'il y a des doublons d'e-mails, une bannière apparaît au-dessus de la liste des participants pour vous avertir qu'il y a des doublons.
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Cliquez sur le bouton Filtrer les participants pour appliquer le filtre « E-mails dupliqués » à la liste des participants.
N'oubliez pas que la liste ne regroupe pas automatiquement les participants ayant la même adresse e-mail. Lisez attentivement la liste pour vérifier combien de fois un e-mail a été utilisé.
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Si vous utilisez Webex Events Registration, assurez-vous que les bonnes personnes obtiennent les bons billets. Cliquez sur chaque doublon qui partage un e-mail, puis sur l'onglet Inscription pour vérifier les informations suivantes :
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Le nom du billet peut être utile pour communiquer avec les participants. S'ils sont différents pour chaque doublon, il est essentiel de mettre à jour l'adresse e-mail et les autres informations pour obtenir le bon ticket.
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Le numéro de commande indique si les participants se sont inscrits sur la même commande ou sur des commandes différentes. Cela peut également vous aider à identifier les informations qui doivent être mises à jour.
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2. Contacter les participants
Après avoir identifié les participants avec des e-mails dupliqués, contactez-les pour leur demander des informations à jour. Nous avons fourni le modèle suivant pour vous aider !
Pour les commandes impayées sur facture ou par chèque, nous vous recommandons d'attendre que ces commandes soient payées pour demander des informations à jour.
Modèle de demande de mise à jour des e-mails
Remplacez le texte en gras entre crochets par les informations réelles relatives à votre événement. Si les noms de chaque billet sont identiques, mentionnez le nom de chaque billet pour que chaque personne obtienne le bon billet.
Bonjour !
Votre adresse e-mail a été utilisée pour inscrire {x} personnes à {nom de l'événement}. Veuillez nous envoyer le nom correct et l'adresse e-mail associée pour chaque billet afin que tout le monde puisse accéder à {nom de l'événement}.
Actuellement, les noms suivants sont associés à votre adresse e-mail :
{nom du participant, nom du billet}
{nom du participant, nom du billet}
{nom du participant, nom du billet}
{etc.}
Nous avons hâte de vous accueillir tous !
3. Corriger les doublons
Au fur et à mesure que les participants répondent, mettez à jour leur profil avec ces informations.
Faites très attention à associer la bonne adresse e-mail à chaque participant.
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Accédez à la liste des participants dont les e-mails sont dupliqués, comme décrit dans la section « Identifier les doublons » de cet article.
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Cliquez sur un participant pour ouvrir son profil.
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Cliquez sur l'icône Paramètres () à côté de la rubrique « Informations sur les participants », puis sur Modifier.
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Dans le modal qui apparaît, mettez à jour le nom et l'adresse e-mail du participant selon les besoins.
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Cliquez sur Enregistrer les modifications.
4. Renvoyer les e-mails de confirmation d'inscription (facultatif)
Si vous utilisez Webex Events Registration, il est temps de renvoyer les e-mails de confirmation maintenant que vous avez mis à jour les informations des participants.
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Cliquez sur l'icône Paramètres () à côté de la rubrique « Informations sur les participants ».
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Cliquez sur Afficher la commande. Vous êtes redirigée vers la page « Commandes » de Webex Events Registration.
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Sur la page de commande, cliquez sur l'icône Paramètres () dans la section « Informations sur l'acheteur ».
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Cliquez sur Envoyer la confirmation de commande.
Vous savez maintenant comment autoriser, localiser et corriger les doublons d'adresses e-mail des participants. C'est le moment idéal pour en savoir plus sur le lancement et la promotion de votre application événementielle !
