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Gérer l'enregistrement des appels avec Webex Calling dans Webex for Government
Webex Calling fournit une fonctionnalité d'enregistrement pour les appels sortants et entrants passés par certains utilisateurs ou lignes virtuelles. Les enregistrements d’appels peuvent être utilisés à des fins d’assurance qualité, de sécurité ou de formation .
Aperçu
L'enregistrement des appels Webex offre la fonctionnalité d'enregistrer les appels entrants et sortants passés sur un téléphone de bureau ou une application Webex. En tant qu'administrateur, vous pouvez activer l'enregistrement des appels pour tous les appels entrants et sortants pour des utilisateurs, des espaces de travail ou des lignes virtuelles spécifiques de votre organisation. Webex Calling prend en charge l'enregistrement à la demande, Always et Always with Pause/Resume modes d'enregistrement.
Vous devez répondre aux exigences suivantes :
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Les partenaires doivent activer un service d’enregistrement des appels pour votre organisation. Par défaut, l'enregistrement des appels est activé pour chaque client et vous pouvez le configurer pour certains utilisateurs. Si vous ne voyez pas les paramètres d’enregistrement des appels, votre partenaire a peut-être désactivé le service d’enregistrement des appels pour votre organisation. Pour que l’enregistrement des appels soit provisionné, le partenaire doit activer un service d’enregistrement des appels pour votre organisation.
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Les utilisateurs disposent d’une licence Webex Calling Professionnelle ou Basique.
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Les espaces de travail disposent d'une licence Professional Webex Calling.
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Consultez votre service juridique au sujet des exigences réglementaires en matière d’enregistrement des appels.
Tous les clients Webex Calling ont accès à l’enregistrement des appels Webex. Les clients Webex Calling peuvent enregistrer les appels avec ces options sans frais supplémentaires.
Webex est disponible pour tous les utilisateurs et donne accès à des enregistrements illimités. Les enregistrements Webex sont actuellement configurés avec une période de conservation d'un an et le stockage par organisation est de 100 Go. Les responsables de la conformité peuvent accéder aux enregistrements d'appels et les gérer depuis Control Hub. Les administrateurs peuvent configurer et gérer l'accès d'un utilisateur à ses enregistrements d'appels, mais ne peuvent pas écouter les enregistrements ni afficher leurs transcriptions. Les utilisateurs peuvent gérer leurs enregistrements à l’aide de User Hub et de l’application Webex.
Webex
Sélectionnez un fournisseur d'enregistrement d'appels
Activer l'enregistrement des appels au niveau de l'organisation
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Accéder à . |
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Sous Enregistrement des appels , sélectionnez Webex comme fournisseur d’enregistrement des appels préféré dans la liste déroulante pour votre organisation. ![]() |
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Cliquez sur Enregistrer.
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Désactiver l'enregistrement des appels au niveau de l'organisation
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Accéder à . |
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Sous Fournisseur d’enregistrement des appels, sélectionnez Aucun dans la liste déroulante du fournisseur d’enregistrement des appels de votre organisation. La fenêtre d’informations sur l’enregistrement des appels apparaît. |
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Cochez Je comprends que la désactivation de l'enregistrement des appels supprimera cette fonctionnalité pour tous les utilisateurs. |
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Cliquez sur Enregistrer. |
Activer l'annonce d'enregistrement des appels de conformité
Vous pouvez activer les paramètres d'annonce de conformité séparément pour les appels PSTN entrants et sortants. Lors de l'activation de l'annonce, lorsque l'appel PSTN est passé ou reçu, l'appelant (utilisateur PSTN) entend l'annonce « Cet appel peut être enregistré » au début de l'appel. L'enregistrement démarre après que l'utilisateur avec l'enregistrement des appels activé répond à l'appel. Une fois l'annonce de conformité diffusée, le start/stop les annonces d'enregistrement sont supprimées pour l'utilisateur Webex Calling. Même lorsque les opérations en cours d'appel, telles que le transfert, sont lancées lors de cet appel, les annonces ne sont pas diffusées plusieurs fois. L'indicateur visuel s'affiche dans l'application Webex ou sur les téléphones pris en charge pour indiquer que l'appel est enregistré.
Lorsqu'un utilisateur reçoit un appel directement, l'annonce de conformité est diffusée dans la langue définie pour l'utilisateur dans
.Lorsqu'un espace de travail reçoit un appel, l'annonce de conformité est diffusée dans la langue définie pour l'espace de travail dans
.Si une fonction de standard automatique, de file d'attente d'appels ou de groupe de recherche reçoit un appel directement, l'annonce de conformité est diffusée dans la langue définie pour le standard automatique, la file d'attente d'appels ou le groupe de recherche dans
.La liste des langues prises en charge se trouve dans le menu déroulant du paramètre correspondant. Si un appel arrive directement sur une ligne virtuelle, l'annonce de conformité est jouée dans la langue définie pour la ligne virtuelle dans
> sélectionner une ligne virtuelle > .L'annonce audio de conformité n'est pas enregistrée dans l'enregistrement. Toutefois, si l'appel a été enregistré, les métadonnées envoyées au fournisseur d'enregistrement d'appels incluent des informations indiquant si l'annonce de conformité ou user/workspace les annonces ont été diffusées ou non.
Le user/workspace les paramètres d'annonce de niveau sont prioritaires uniquement si l'annonce de conformité n'est pas diffusée, et cela s'applique uniquement aux appels entrants. Pour plus d'informations, consultez la section Activer l'enregistrement des appels pour les utilisateurs et les espaces de travail Webex Calling.
Nous vous recommandons d'activer user/workspace réglage de l'annonce de niveau pour tous users/workspaces qui ont activé l'enregistrement des appels. Cela constitue une alternative fiable pour diffuser les annonces régulières au cas où les annonces de conformité ne seraient pas diffusées pour l'appel entrant.
Vous pouvez activer l'annonce de conformité au niveau de l'organisation et la remplacer au niveau de l'emplacement.
Activer l'annonce de conformité au niveau de l'organisation
L'annonce de conformité est désactivée par défaut au niveau de l'organisation.
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Accéder à . |
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Sous Enregistrement des appels, activez l’une des options d’annonce de conformité suivantes :
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Sous Échec de l'enregistrement des appels, vous pouvez choisir le comportement en cas d'échec de l'enregistrement. ![]()
Cette configuration s'applique à toutes les plateformes d'enregistrement. |
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Cliquez sur Enregistrer. |
Remplacer l'annonce de conformité au niveau de l'emplacement
Lorsqu'un nouvel emplacement est créé, les paramètres d'annonce de conformité sont définis par défaut au niveau de l'organisation. Vous pouvez remplacer les paramètres au niveau de l’emplacement.
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Aller à . |
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Sélectionnez l’emplacement pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres d’annonce de conformité. |
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Aller à . |
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Cliquez sur Paramètres d’enregistrement des appels et activez l’une des options suivantes sous les annonces de conformité.
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Cliquez sur Enregistrer. |
Activer l'enregistrement des appels pour les utilisateurs et les espaces de travail Webex Calling
Avant de commencer
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Assurez-vous que les utilisateurs disposent d'une licence utilisateur Webex Calling Professionnel ou Basique attribuée.
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Assurez-vous que les espaces de travail disposent d’une licence Professional Webex Calling attribuée.
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Accédez au chemin correspondant :
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Activer Enregistrement des appels. Les paramètres d’enregistrement des appels de l’utilisateur sont effacés. Tous les appels enregistrés avant ce changement sont toujours conservés sur la plateforme du fournisseur d’enregistrement des appels. Si un administrateur partenaire active l'enregistrement des appels pour ses clients, le même utilisateur administrateur partenaire n'est pas autorisé dans plusieurs comptes clients. Pour un utilisateur disposant d'une licence standard, Control Hub affiche l'option d'enregistrement des appels lorsque l'emplacement associé à l'utilisateur a Webex comme fournisseur d'enregistrement des appels. L'option d'enregistrement des appels s'affiche pour l'utilisateur uniquement lorsque le fournisseur d'enregistrement des appels de l'emplacement est défini sur le fournisseur d'enregistrement des appels de l'organisation par défaut et que le fournisseur d'enregistrement des appels de l'organisation est défini sur le fournisseur d'enregistrement des appels Webex. |
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Après avoir activé l'enregistrement des appels, si un utilisateur rencontre toujours des problèmes avec l'enregistrement des appels, vous pouvez contacter les fournisseurs d'assistance d'enregistrement des appels avec les informations disponibles dans la section Afficher les informations sur la plateforme d'enregistrement des appels. Depuis la page Utilisateurs, accédez à pour trouver de l'aide.Depuis la page Espaces de travail, accédez à pour trouver de l'aide. |
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Configurez l’un des paramètres suivants :
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Cliquez sur Enregistrer. |
Que faire ensuite ?
Si un problème survient pour les utilisateurs du portail d'administration de l'enregistrement des appels, assurez-vous que les informations suivantes sont correctes :
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Produit— Choisissez votre produit.
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Type externe— Entrez BroadWorks.
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Fournisseur de services— Copiez et collez la valeur correspondante depuis Control Hub.
Cliquez ensuite sur Enregistrer les modifications.
Pour une assistance supplémentaire, contactez l’équipe d’assistance de votre fournisseur d’enregistrement d’appels.
Accéder aux enregistrements du fournisseur d'appels Webex
Pour accéder aux enregistrements des appels, procédez comme suit.
Avant de commencer
Pour afficher l'onglet Enregistrements sous Appels, assurez-vous que l'organisation dispose de la licence Webex Calling.
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Si l'organisation dispose d'un droit d'appel Webex mais que l'enregistrement est DÉSACTIVÉ, l'onglet Enregistrement apparaît avec un message indiquant que l'enregistrement est DÉSACTIVÉ.
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Si un emplacement dispose d'un enregistrement des appels, aucun résultat ne s'affiche.
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Accéder à Fonctionnalités. puis sélectionnez |
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Sélectionnez un onglet Enregistrement et la page de destination de l'enregistrement s'affiche. Utilisez le champ de recherche pour trouver l'enregistrement de votre choix. La page de destination n'affiche initialement aucun enregistrement jusqu'à ce que l'administrateur lance la recherche. Vous pouvez choisir entre deux modes de recherche :
Utilisez le champ de recherche simple pour rechercher les enregistrements associés à un utilisateur en fonction du nom ou de l'identifiant de messagerie. Cette recherche récupère tous les enregistrements du propriétaire, mais n'affiche que les 100 premiers enregistrements. Faites défiler vers le bas pour voir les enregistrements restants. Passez la souris sur l'appelant pour afficher le numéro PSTN ou l'extension utilisée pour l'appel. ![]() |
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Cliquez sur Options avancées pour affiner votre recherche. Assurez-vous que le référentiel Enregistrements est coché. Spécifiez les éléments suivants à l’aide des options avancées :
Par défaut, les enregistrements d'appels stockés au cours des sept derniers jours s'affichent dans l'option de recherche Avancée . Les enregistrements des appels Webex sont disponibles pendant un an à compter de la date d'enregistrement. ![]() Par défaut, le champ d'emplacement est défini sur Tous les emplacements |
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Cliquez sur Rechercher pour rechercher les enregistrements en fonction de la sélection. |
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Sélectionnez un enregistrement dans la liste et la barre Actions s'affiche. Les actions soutenues sont :
Utilisez l’option Sélectionner tout pour sélectionner plusieurs enregistrements. S'il y a plus d'enregistrements, les 200 premiers enregistrements sont sélectionnés.
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Un message d’avertissement s’affiche pour l’action. Vous pouvez choisir de supprimer ou d’annuler la demande. |
Gérer les enregistrements en tant qu'agent de conformité
En tant qu'agent de conformité, vous pouvez télécharger et lire les enregistrements à partir de l'écran d'enregistrement des appels. Cette fonctionnalité est destinée aux enregistrements d’appels Webex. Vous pouvez lancer et utiliser le lecteur unifié à partir du Control Hub pour lire les enregistrements.
Pour vérifier si un rôle dispose de l’autorisation d’agent de conformité, procédez comme suit :
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Accédez à Utilisateurs sous Gestion. La fenêtre Utilisateurs s'affiche. Sélectionnez un utilisateur dans la liste pour afficher les détails d'accès.
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Dans l'onglet Résumé, faites défiler jusqu'à Rôles d'administrateur. Cliquez sur le rôle Administrateur pour afficher l'autorisation. Sous Fonctions, si l'option Responsable de la conformité est cochée, l'utilisateur est autorisé à lire et à télécharger les enregistrements.
Les administrateurs partenaires ne peuvent pas provisionner le rôle de responsable de la conformité. Par conséquent, l’expérience en tant qu’administrateur partenaire n’est pas la même que celle d’un administrateur. |
Téléchargez et lisez les enregistrements d'appels
En tant que responsable de la conformité, vous pouvez télécharger et lire les enregistrements.
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Accédez à Appel sous Services. Cliquez sur . La fenêtre Enregistrements affiche le nom du sujet et le titre de l'enregistrement, les détails du propriétaire et la durée de l'enregistrement de l'appel. En tant que responsable de la conformité, vous pouvez cliquer sur l'enregistrement et le lire à l'aide du lecteur unifié. |
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Cliquez sur l'icône En tant que responsable de la conformité, lorsque vous sélectionnez Télécharger dans le menu ou le lien hypertexte, l'enregistrement est téléchargé. Selon le navigateur, l'administrateur est informé du téléchargement. Lorsque vous sélectionnez l'option Lire, une nouvelle fenêtre dans le navigateur s'ouvre avec l'enregistrement de l'appel. Lorsque vous sélectionnez l'option Réaffecter, la fenêtre Réaffecter le propriétaire de l'enregistrement apparaît, dans laquelle vous pouvez sélectionner un utilisateur que vous souhaitez affecter comme propriétaire de cet enregistrement. Les administrateurs sans l'autorisation du responsable de la conformité ne peuvent voir que les options Supprimer et Réaffecter. Ils ne peuvent pas voir que le nom du sujet est hyperlié, car ils ne peuvent pas lire les enregistrements, ni voir l'icône d'information expliquant l'interaction Lire. Pour réaffecter ou supprimer plusieurs enregistrements, vous pouvez sélectionner les enregistrements et cliquer sur Réaffecter ou Supprimer. Vous pouvez également utiliser l’option Sélectionner tout pour sélectionner plusieurs enregistrements. S'il y a plus d'enregistrements, les 200 premiers enregistrements sont sélectionnés. |
Générer une transcription pour les appels enregistrés par le fournisseur d'appels Webex
Vous pouvez configurer la transcription automatique des appels enregistrés. Les utilisateurs peuvent voir la transcription dans le lecteur lorsqu'ils lisent l'enregistrement à partir de l'application Webex ou du hub utilisateur.
L'identification du locuteur dans une transcription n'est actuellement pas prise en charge pour FedRAMP.
Avant de commencer
- Les transcriptions ne sont disponibles que pour les appels enregistrés par le fournisseur d'enregistrement d'appels Webex.
- Les transcriptions ne sont disponibles que lorsque l'appel est en anglais.
Activer les transcriptions au niveau de l'utilisateur, de l'espace de travail ou de la ligne virtuelle
Les paramètres au niveau de l'utilisateur individuel, de l'espace de travail ou de la ligne virtuelle remplacent les paramètres au niveau de l'organisation. En configurant ces paramètres pour l'utilisateur, l'espace de travail ou la ligne virtuelle, vous pouvez apporter d'autres modifications à ces niveaux. Ces paramètres individuels ne reviendront pas automatiquement aux paramètres par défaut de l’organisation.
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Accédez au chemin correspondant :
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Activer l’enregistrement des appels. |
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Activer Générer la transcription. |
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Pour permettre à un utilisateur, un espace de travail ou une ligne virtuelle d'afficher, de télécharger et de supprimer la transcription, activez Afficher et lire les enregistrements d'appels, les transcriptions, puis sélectionnez Télécharger les enregistrements et les transcriptions et Supprimer les enregistrements et les transcriptions. Les options permettant d'afficher, de télécharger et de supprimer la transcription n'apparaissent que si vous activez Générer la transcription. Si vous désactivez Afficher et lire les enregistrements et les transcriptions des appels, l'utilisateur ne peut pas accéder aux enregistrements et aux transcriptions des appels. |
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Cliquez sur Enregistrer. ![]() |
Comportement d'enregistrement des appels
Comportements clés liés à l'enregistrement des appels dans Webex Calling :
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Les utilisateurs voient une icône sur leur téléphone multiplateforme (MPP) et l'application Webex indiquant qu'un appel est en cours d'enregistrement.
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Les utilisateurs et les espaces de travail avec le mode d'enregistrement à la demande voient une touche programmable Enregistrer (bouton) pour lancer l'enregistrement.
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Utilisateurs et espaces de travail avec On-demand et Always with Pause/Resume voir dynamiquement la touche programmable (bouton) pour mettre en pause et reprendre l'enregistrement si les paramètres sont activés pour les utilisateurs.
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Lorsqu'une annonce est lue pendant les opérations de démarrage, d'arrêt, de pause ou de reprise, Webex Calling envoie des informations au fournisseur d'enregistrement d'appel indiquant qu'une annonce a été lue sous forme de message de métadonnées SIPREC.
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Les fonctionnalités ICE (Optimisation des médias) et d'enregistrement des appels introduisent indépendamment un petit délai audio au début de l'appel et, lorsqu'elles sont utilisées ensemble, le délai audio est légèrement plus long et plus perceptible pour les clients.
Problèmes connus
- Les utilisateurs peuvent rencontrer des médias unidirectionnels ou aucun média pendant les appels PSTN lorsqu'ils mettent en attente et reprennent l'appel. Ce problème dans FedRAMP survient dans des conditions spécifiques lorsqu'un utilisateur met en attente et reprend un appel en cours depuis environ 23 minutes.