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Il existe quatre types de membres de l'équipe et trois types d'équipes :

• Équipe d'organisation et administrateur de l'organisation - Chaque entreprise qui utilise Webex Events possède une équipe d'organisation. Les administrateurs de cette équipe sont automatiquement membres de toutes les autres équipes de l'organisation et ont un contrôle total sur tous les événements, les membres de l'équipe et les crédits.

• Administrateur de l'équipe et de l'équipe - Un administrateur qui appartient à une équipe autre que l'équipe de l'organisation est un administrateur d'équipe. Les administrateurs d'équipe ne contrôlent que les événements et les membres de leur équipe.

• Rédactrice - Les rédacteurs peuvent appartenir à n'importe quelle équipe. Comme leur nom l'indique, ils peuvent modifier tous les événements et applications attribués aux équipes dont ils font partie, mais ils ne peuvent ni inviter ni gérer d'autres membres de l'équipe.

• API Sandbox pour les développeurs - Lorsque vous créez votre première clé API, la plateforme Webex Events crée automatiquement une nouvelle équipe « API Sandbox ». Si vous envisagez d'utiliser l'API, inviter des développeurs à rejoindre cette équipe leur donne accès à un environnement de test, dans lequel ils peuvent créer et tester l'API sans affecter les données réelles. Pour plus de détails, lisez notre article Getting Started with the Webex Events API.

Tous les clients de Webex Events ont une limite quant au nombre de participants, aux heures de streaming, aux applications de marque et aux licences de recherche de prospects disponibles pour tous leurs événements. Au départ, l'équipe d'organisation possède tous les crédits.

• Pour les clients de Suite EA, le nombre de Knowledge Workers (KW) dont vous disposez détermine le nombre de crédits d'heures de participation et de streaming que vous obtiendrez. Vous avez droit à 10 participants externes et à des heures de streaming par KW. Donc, si vous avez 1 000 kW, vous aurez 10 000 participants et 10 000 heures de streaming.

Vous bénéficiez également de 20 licences de recherche de prospects, de 2 applications de marque, de l'inscription interne illimitée des participants, de l'impression de badges sur site et du logiciel d'enregistrement des sessions, ainsi que d'un nombre illimité de participants internes.

• Pour les clients qui ne sont pas clients de Suite EA, votre plan spécifique détermine le nombre de crédits auxquels vous avez accès. Discutez avec notre équipe d'assistance si vous avez des questions.

Lorsqu'un administrateur de l'organisation crée ou modifie une équipe, il peut attribuer n'importe quel nombre de crédits de chaque type à cette équipe, dans la limite du total des crédits inutilisés de l'organisation. Cela soustrait les crédits à l'équipe de l'organisation pour les ajouter à l'équipe.

Si vous voulez que certains membres de votre organisation créent des événements sans avoir accès à tous les événements de votre organisation, créez une nouvelle équipe pour eux !

1. Sur la page des paramètres de l'organisation, cliquez sur l'onglet Paramètres de l'équipe.

2. Cliquez sur Créer une équipe.

3. Dans le modal qui apparaît, saisissez le nom de l'équipe.

4. Entrez n'importe quel nombre de crédits jusqu'à la limite indiquée par le texte « à attribuer » en bas à droite de chaque champ.

5. Cliquez sur Enregistrer pour terminer la création de l'équipe.

Il est temps de faire participer le reste de l'équipe à Webex Events !

N'oubliez pas que si vous êtes cliente de Suite EA et que vous souhaitez inviter de nouveaux administrateurs de l'équipe de l'organisation, attribuez-leur simplement le rôle d'administrateur de Webex Events dans Control Hub.

1. Cliquez sur votre image de profil en haut à droite de la plateforme Webex Events, puis sélectionnez Paramètres de l'organisation dans le menu déroulant.

   

2. Sur la page des paramètres de l'organisation, cliquez sur l'onglet Paramètres de l'équipe.

   

3. Dans l'onglet Paramètres de l'équipe, cliquez sur l'icône Paramètres () à côté de n'importe quelle équipe.
4. Cliquez sur Gérer les membres.

   N'oubliez pas que si l'option « Afficher les membres » apparaît au lieu de « Gérer les membres », cela signifie que vous n'êtes pas administratrice et que vous ne pouvez pas inviter de membres de l'équipe.

   

5. Dans la fenêtre modale qui apparaît, cliquez sur Inviter des membres.
6. Entrez les adresses e-mail des personnes que vous souhaitez inviter en appuyant sur la barre d'espace après chaque e-mail.
7. Ensuite, saisissez un message personnel facultatif pour donner des instructions ou des informations pertinentes.
8. Enfin, choisissez si les personnes que vous invitez seront des administrateurs ou des rédacteurs.
9. Cliquez sur Envoyer une invitation pour fermer le modal.

Les invités n'ont qu'à ouvrir l'e-mail d'invitation et à cliquer sur le bouton « Rejoindre » pour accepter l'invitation. Si un membre de l'équipe invité n'est pas connecté à la plateforme Webex Events, il sera invité à créer un nouveau compte sur la plateforme Webex Events ou à se connecter à un compte existant. Une fois connectés, ils font partie de l'équipe et peuvent commencer à travailler !

Nous envoyons des e-mails de notification lorsque votre utilisation approche de la limite de participants prévue par votre forfait, et si vous la dépassez. Nous autorisons un excédent de 25 % à titre de réserve. Si vous dépassez 100 % de votre limite, votre équipe ne pourra plus créer de nouveaux événements ou applications sur la plateforme. Si vous dépassez 125 % de votre limite, vos participants peuvent toujours accéder à vos événements, mais l'accès de votre équipe à la modification et à la gestion des événements et des applications sera suspendu. Si vous avez besoin de discuter de votre plan, discutez avec nous.

Si vous bloquez un participant actif (un participant qui a déjà rejoint votre application événementielle ou qui s'est enregistré sur Onsite), il sera toujours pris en compte dans votre limite de participants. Si le même participant participe à deux événements différents, il est considéré comme deux participants différents. Les participants dupliqués au même événement sont également considérés comme deux participants. Cependant, si un doublon est inactif, vous pouvez le supprimer de la liste des participants.

La plateforme Webex Events est conforme aux conditions de commande de votre organisation, selon lesquelles un nombre défini de participants externes est attribué à votre compte, défini comme des utilisateurs dont les domaines de messagerie sont différents de ceux configurés dans Control Hub. Pour garantir un suivi précis de l'utilisation des participants externes, un participant peut être supprimé si toutes ces conditions sont remplies :

• Aucun billet ne leur a été attribué.

• Ils ne se sont jamais connectés à l'application Event.

• Ils ne se sont pas enregistrés auprès de Onsite.

• La date de début de l'événement n'a pas été atteinte.

Lisez notre article sur l'accès et la gestion des informations sur les participants pour savoir comment supprimer des participants.