Sélectionner les messages électroniques à envoyer

Lorsque vous programmez une session de formation, vous pouvez sélectionner les messages électroniques par défaut à envoyer aux invités. Vous pouvez également personnaliser les modèles de formation WebEx message électronique en modifiant, en réorganisant ou en supprimant le texte et les variables — texte de code que la formation WebEx reconnaît et remplace par vos informations spécifiques Session de formation.

  • Sous Rappel, vous pouvez choisir de recevoir un courrier électronique lorsqu'un invité rejoint une session de formation.

    • Notification à l'organisateur lorsqu'un participant rejoint une session

Envoyer une invitation à une session de formation

Lorsque vous sélectionnez un message électronique à envoyer, vous pouvez envoyer le message par défaut ou le personnaliser. Pour plus de détails, voir Personnalisation des messages électroniques.

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Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation, sélectionnez Options des messages électroniques > Modifier les options des messages électroniques.

2

Sous Invitations, cochez la case correspondant à l'une des options suivantes :

  • Invitation à participer à une session de formation

  • Invitation à une session de formation en cours

  • Invitation à s’inscrire à une session de formation

3

Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour.

Envoyer une mise à jour pour une session de formation programmée

1

Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation, sélectionnez Options des messages électroniques > Modifier les options des messages électroniques.

2

Sous Mises à jour, cochez la case située à côté de l'une des options suivantes :

  • Session de formation reprogrammée

  • Informations actualisées de participation à une session de formation

  • Informations mises à jour pour s’inscrire à une session de formation

  • Session de formation annulée

3

Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour.

Envoyer une notification d'inscription à une session de formation programmée

1

Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation, sélectionnez Options des messages électroniques > Modifier les options des messages électroniques.

2

Sous Inscriptions, cochez la case située à côté de l'une des options suivantes :

  • Notification d’inscription à l’organisateur

    Vous ne pouvez pas modifier ce message électronique par défaut.

  • Inscription d’invité en suspens

  • Inscription d’invité confirmée

  • Inscription d’invité rejetée

3

Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour.

Envoyer un rappel au sujet d'une session de formation programmée

Vous pouvez envoyer des rappels au sujet d’une session de formation aux invités, aux animateurs et à vous-même, de 15 minutes à 2 semaines avant une session de formation programmée. Lorsque vous sélectionnez un message électronique à envoyer, vous pouvez envoyer le message par défaut ou le personnaliser. Pour plus de détails, voir Personnalisation des messages électroniques.

1

Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation, sélectionnez Options des messages électroniques > Modifier les options des messages électroniques.

2

Sous Rappel, cochez la case à côté de Rappel d'une session de formation pour les invités.

3

Sélectionnez l'heure à laquelle vous voulez que les messages de rappel soient envoyés avant la session de formation.

4

Pour inclure des messages électroniques de rappel supplémentaires, cliquez sur Ajouter un autre message de rappel, puis sélectionnez l’heure à laquelle vous voulez envoyer ce rappel.

Vous pouvez ajouter jusqu’à trois e-mails de rappel.

5

Près de Animateurs, dans la liste déroulante, sélectionnez l’heure à laquelle vous voulez envoyer les rappels aux animateurs.

6

Près de Organisateur, dans la liste déroulante, sélectionnez l’heure à laquelle vous voulez qu’un rappel vous soit envoyé.

7

Après via l’adresse électronique, tapez l’adresse électronique à laquelle vous souhaitez que votre formation WebEx vous envoie une notification, sous le format suivant : name@domain.com.

Ne saisissez pas plusieurs adresses électroniques dans la zone. Si vous le faites, votre WebexTraining n’envoie pas la notification.

8

Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour.

Recevoir une notification lorsqu'un invité rejoint une session

1

Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation, sélectionnez Options des messages électroniques > Modifier les options des messages électroniques.

2

Sous Rappel, cochez la case Envoyer une notification à l'organisateur lorsqu'un invité rejoint une session.

3

Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour.

À propos de la personnalisation des messages électroniques

Vous pouvez personnaliser les messages électroniques par défaut selon vos préférences. Vous pouvez supprimer des variables, mais ne modifiez pas le texte dans les signes de pourcentage (exemple, %ParticipantName%).

Si vous les modifiez, le gestionnaire de formation ne peut pas effectuer une substitution exacte du texte des informations de votre profil ou données d’inscription. Pour les descriptions des variables, voir Variables des messages électroniques.

Vous pouvez modifier les options suivantes dans la fenêtre Modifier le message électronique.

  • Objet du courrier électronique : Spécifie le texte qui s'affiche dans la ligne du sujet du message électronique.

    Pour spécifier un nouveau sujet, tapez-le dans la boite de texte.

  • Contenu : Spécifie le contenu du message électronique. Le contenu par défaut contient des variables, que la formation WebEx remplace par vos informations Session de formation. Vous pouvez réorganiser, supprimer ou remplacer les variables et le texte, ou les remplacer par des données spécifiques. Ne modifiez pas le libellé d’une variable.

Les modèles de courriers électroniques ne peuvent pas être modifiés sur les nouveaux sites Webex.

Personnaliser un message électronique

Les modèles de courriers électroniques ne peuvent pas être modifiés sur les nouveaux sites Webex.

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Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation, sous Options de message électronique > Modifier les modèles de message électronique.

2

Sélectionner les types de courrier électronique à personnaliser.

3

Modifiez le message. Assurez-vous de ne pas modifier le libellé d’une variable. Pour les descriptions des variables, voir Variables des messages électroniques.

4

Pour enregistrer les modifications apportées au message électronique, cliquez sur Mettre à jour.

5

(Facultatif) Pour rétablir le message électronique par défaut, cliquez sur Rétablir les valeurs par défaut.

Si vous cliquez sur OK, le message électronique par défaut remplace toutes vos modifications.

Variables de messages électroniques

Chaque variable utilisée dans les messages électroniques de formation WebEx est remplacée par les informations correspondantes que vous fournissez lors de la programmation d’une Session de formation. Le tableau suivant comporte un grand nombre de ces variables et leur signification.

Cette variable…

est remplacée par…

à utiliser dans ces messages électroniques…

%EmailFooter%

La signature du courrier électronique d’un site Web.

Tous

%HostEmail%

L’adresse électronique que vous avez spécifiée dans votre profil utilisateur.

Tous

%HostName%

Le prénom et le nom que vous avez spécifiés dans votre profil utilisateur.

Tous

%ParticipantName%

Le prénom et le nom que le participant indique lorsqu’il s’inscrit ou prend part à une réunion de formation.

Tous

%PhoneContactInfo%

Si vous spécifiez un numéro de téléphone dans votre profil utilisateur, le texte suivant :

appeler %HostPhone%, où %HostPhone% est remplacé par le numéro de téléphone que vous avez spécifié dans votre profil utilisateur.

  • Inscription d’invité confirmée

  • Rappel de session de formation aux invités

%RegistrationID%

L’ID d’inscription de chaque invité. OnStage crée automatiquement cet ID pour chaque invité dont vous avez approuvé la demande d’inscription. Si aucune inscription n’est exigée pour la session de formation, cette variable est remplacée par le texte suivant :

(Cette session de formationne nécessite pas un ID d'inscription.)

  • Inscription d’invité confirmée

  • Rappel de session de formation aux invités

%SessionDateOrRecurrence%

Si la session est une session unique, affiche :

[Date de la session]

Si la session est une session récurrente ou un cours composé de plusieurs sessions, affiche :

[Récurrence de la session]

  • Inscription d’invité confirmée

  • Rappel de session de formation aux invités

%SessionInfoURL%

L'adresse Web, ou URL, pour la page d'informations de la formation de la session de formation. Le gestionnaire de formation (Training manager) crée automatiquement l'URL lorsque vous créez une session de formation.

Tous

%SessionNumber%

Le nombre de vos sessions indiquées par Training Manager.

Tous

%SessionPassword%

Le mot de passe de la session de formation que vous avez spécifié lors de la programmation de la formation.

Si aucun mot de passe n’est exigé, cette variable est remplacée par le texte suivant :

(Cette session de formation n’exige pas de mot de passe.)

  • Inscription d’invité confirmée

  • Rappel de session de formation aux invités

%SessionTime%

L’heure que vous avez spécifiée lors de la programmation de la session de formation dans le format suivant :

HH:MM [am/pm]Par exemple : 12:30 pm

Tous

%TeleconferenceInfo%

Le texte suivant :

Pour rejoindre la téléconférence, appelez %CallInNumber% et saisissez le numéro de la session de formation.

Où %CallInNumber% est remplacé par le(s) numéro(s) que vous avez spécifié(s) dans la zone Numéros de téléphone lors de la programmation de la formation.

Tous

%TimeZone%

Le fuseau horaire que vous avez spécifié lors de la programmation de la formation.

Tous

%Topic%

Le sujet de la session de formation que vous avez spécifié lors de la programmation de la formation.

Tout