Assistenten toewijzen aan uw assistentgroep

Voordat u begint

De services Leidinggevende en Leidinggevend assistent moeten worden ingeschakeld door de beheerder in de Control Hub.

1

Meld u aan bij User Hub en klik op Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

2

Ga naar het gedeelte Leidinggevende en schakel de schakelaar in.

3

Zoek en selecteer de gebruikers die u aan uw assistentgroep wilt toevoegen.

4

Klik op Opslaan.

Gesprekken filteren die naar uw assistent zijn verzonden

Met de optie voor gespreksfiltering kunt u beslissen welke gesprekken naar uw assistent moeten gaan.

1

Meld u aan bij User Hub en klik op Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

2

Ga naar het gedeelte Leidinggevende en schakel de schakelaar in.

3

Klik op Meer instellingen en schakel de schakelaar Gespreksfiltering in.

4

Kies een van de volgende opties:

  • Alle gesprekken: kies deze optie om zowel interne als externe gesprekken naar de directieassistent te verzenden.
  • Alle interne gesprekken: kies deze optie om alle interne gesprekken naar de directieassistent te verzenden.
  • Alle externe gesprekken: kies deze optie om alle externe gesprekken naar de directieassistent te verzenden.
  • Aangepaste gespreksfilters: kies deze optie om ervoor te zorgen dat alleen specifieke gesprekken worden omgeleid naar uw directieassistent. Als u deze optie selecteert, klikt u op Nieuwe filter toevoegen om een aangepast gespreksfilter te ontwikkelen met behulp van de volgende parameters.
    • Filternaam: voer de filternaam in.

    • Wanneer: selecteer uw vooraf gedefinieerde planning in de vervolgkeuzelijst.

    • Gesprekken van: selecteer de gesprekken in Elk telefoonnummer, Elk intern, Elk extern of Telefoonnummers selecteren die u naar de directieassistent wilt gaan. Als u Bepaalde telefoonnummers kiest, voert u de aanvullende gegevens in.

    • Filteren of Niet filteren: kies of u de gesprekken die binnen deze parameters passen wilt filteren of niet.

5

Klik op Opslaan.


 

U kunt de optie voor gespreksfiltering activeren of deactiveren met uw bureautelefoon. Gebruik de volgende functietoegangscodes (FAC), die kunnen worden ingevoerd via het toetsenblok van de telefoon om bepaalde functies te beheren, om de opties voor gespreksfiltering die u hebt ingesteld in de User Hub te activeren of te deactiveren.

  • Gespreksfiltering activeren (manager) - #61.

  • Gespreksfiltering deactiveren (manager) - #62.

Gespreksmeldingen inschakelen voor extra locaties

U kunt ervoor kiezen om extra locaties te waarschuwen via de service Leidinggevende. U kunt er ook voor kiezen om een beltoon toe te voegen aan deze waarschuwingen.

1

Meld u aan bij User Hub en klik op Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

2

Ga naar het gedeelte Leidinggevende en schakel de schakelaar in.

3

Klik op Meer instellingen en schakel de schakelaar Locatie bellen in.

4

Kies het waarschuwingstype in de vervolgkeuzelijst:

  • Stil

  • Korte beltoon

5

Kies de locaties die u wilt waarschuwen:

  • Single Number Reach-locatie (Office Anywhere): het telefoonnummer dat is opgegeven in de instellingen van Office Anywhere.

  • Mobiele locatie: het telefoonnummer dat is opgegeven in uw mobiliteitsinstellingen.

  • Locaties voor gedeelde gespreksweergave: de apparaten waar gedeelde gespreksweergave is geconfigureerd.

6

Klik op Opslaan.

Beltoonopties, rolloveropties en presentatie van beller-id instellen

Met de waarschuwingsfunctie kunt u belopties configureren voor inkomende gesprekken, rolloveropties en beller-id-presentatie.

1

Meld u aan bij User Hub en klik op Instellingen > Bellen > Gespreksinstellingen.

2

Ga naar het gedeelte Leidinggevende en schakel de schakelaar in.

3

Klik op Meer instellingen en kies een van de volgende Waarschuwingsmodus:

  • Gelijktijdig: als u deze optie selecteert, gaan alle toegevoegde directieassistenttelefoons tegelijk over. Iedereen kan het gesprek aannemen.
  • Sequentieel: als u deze optie selecteert, gaat de telefoon van de directie-assistent over in de volgorde die wordt weergegeven in de tabel van de directie-assistent. Het gesprek gaat naar de eerste directieassistent en vervolgens naar de tweede.
4

Kies hoe gesprekken worden afgehandeld als niemand opneemt:

  • Verzenden naar voicemail: selecteer deze optie om een voicemail naar de directeur te verzenden.
  • Doorschakelen: selecteer deze optie en voer het nummer in waarnaar de gesprekken moeten worden doorgeschakeld.
  • Niets doen: selecteer deze optie als er geen actie moet worden ondernomen.

U kunt de tijd (in seconden) opgeven waarna de onbeantwoorde gesprekken moeten worden doorgeschakeld.

5

Kies de naam en het nummer van de beller-id die moeten worden weergegeven op de telefoon van de assistent voor inkomende gesprekken vanaf uw lijn.

6

Klik op Opslaan.

De volgende stappen

Nadat u de assistenten hebt toegevoegd aan uw assistentenpool, kunnen ze uw gesprekken op dezelfde manier afhandelen als elk ander gesprek. Assistenten kunnen zich ook aanmelden of afmelden bij de service van de directieassistent en de gesprekken doorschakelen naar een andere bestemming. Zie De service voor uw directieassistent beheren voor meer informatie.