將助理指派至助理集區

準備工作

主管和主管助理服務必須由管理員在 Control Hub 中啟用。

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登入使用者中心,然後按一下設定>正在呼叫>通話設定

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轉至行政人員區段,然後開啟切換。

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搜尋並選取要新增至助理集區的使用者。

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過濾傳送給助理的來電

使用呼叫篩選選項,您可以決定將哪些呼叫轉移給助理。

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登入使用者中心,然後按一下設定>正在呼叫>通話設定

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轉至行政人員區段,然後開啟切換。

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按一下更多設定,然後開啟呼叫過濾切換。

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選取下列其中一個選項:

  • 所有通話- 選擇此選項以將內部和外部呼叫同時傳送給執行助理。
  • 所有內部通話- 選擇此選項以將所有內部通話轉接給執行助理。
  • 所有外部通話- 選擇此選項以將所有外部通話轉接給執行助理。
  • 自訂通話過濾器- 選擇此選項以確保僅特定的通話被重新導向至您的執行助理。 如果已選取,請按一下新增篩選器使用以下參數開發自訂通話過濾器。
    • 篩選器名稱— 輸入篩選器名稱。

    • 何時- 下拉式清單選取預先定義的排程。

    • 通話來源: — 從以下選取通話任何電話號碼任何內部任何外部,或選取電話號碼您想要轉至執行助理。 如果您選擇選取電話號碼,請輸入其他詳細資料。

    • 篩選不篩選- 選擇篩選或不篩選符合這些參數的通話。

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您可以使用桌面電話啟用或停用呼叫篩選選項。 使用下列可透過電話鍵台輸入以控制某些功能的功能存取碼 (FAC) 來啟用或停用您已在 User Hub 中"安裝;設定"的通話過濾選項。

  • 啟動通話過濾(執行) - #61。

  • 停用通話過濾(執行) - #62。

啟用其他位置的來電通知

您可以選擇使用主管服務警示其他位置。 您也可以選擇向這些警示新增振鈴。

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登入使用者中心,然後按一下設定>正在呼叫>通話設定

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轉至行政人員區段,然後開啟切換。

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按一下更多設定,然後開啟響鈴的位置切換。

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選擇警示類型從下拉式清單:

  • 靜音

  • 響鈴啟動

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選擇您要提醒的位置:

  • 一號通 (Office Anywhere) 位置 — 在 Office Anywhere 設定中指定的電話號碼。

  • 行動位置 - 在行動性設定中指定的電話號碼。

  • 共用呼叫外觀位置 - 已設定共用呼叫外觀的裝置。

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設定鈴聲選項、變換選項和來電顯示名稱

藉助警示功能,您可以為傳入的呼叫、回滾選項和呼叫者 ID 簡報設定鈴聲選項。

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登入使用者中心,然後按一下設定>正在呼叫>通話設定

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轉至行政人員區段,然後開啟切換。

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按一下更多設定,並選擇以下其中一個選項警示模式

  • 同時— 選取此選項會使所有新增的行政助理電話同時響鈴。 任何人都可以代接呼叫。
  • 依序- 選取此選項會使行政助理電話按照其在行政助理表格中的出現順序響鈴。 通話會轉至第一個執行助理,然後轉至第二個執行助理。
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選擇無人應答時如何處理呼叫:

  • 傳送至語音信箱- 選取此選項以向主管傳送語音郵件。
  • 轉送- 選取此選項並輸入要將來電轉寄的目標號碼。
  • 什麼都不做- 如果不採取任何動作,請選取此選項。

您可以指定在多長時間後轉接未接聽的來電。

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選擇呼叫者 ID 名稱和號碼以顯示在助理電話上,以接聽從您的線路傳入的呼叫。

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下一步

在您將助理新增到助理集區後,他們可以像處理任何其他通話一樣處理您的通話。 此外,助理還可以選擇加入或退出行政助理服務,並將通話轉接到另一個目的地。 如需相關資訊,請參閱管理您的行政助理服務