Affecter des assistants à votre pool d’assistants

Avant de commencer

Votre administrateur doit avoir activé les services Cadre de direction et Assistant de direction pour vous permettre d'y accéder et de les configurer. Si vous ne voyez pas ce paramètre, renseignez-vous auprès de votre administrateur.

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Connectez-vous à User Hub, puis cliquez sur Paramètres > Appel > Paramètres d’appel.

L’option Calling est disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d’une licence Webex Calling. Si vous ne voyez pas l’option Calling , cela signifie que vous n’avez pas la licence Webex Calling.

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Allez à la section Cadre de direction et activez le bouton à bascule.

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Recherchez et sélectionnez les utilisateurs à ajouter à votre groupe d'assistants.

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Cliquez sur Enregistrer.

Filtrer les appels envoyés à votre assistant

Avec l’option de filtrage des appels, vous pouvez décider quels appels doivent passer à votre assistant.

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Connectez-vous à User Hub, puis cliquez sur Paramètres > Appel > Paramètres d’appel.

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Allez à la section Cadre de direction et activez le bouton à bascule.

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Cliquez sur Autres paramètres, puis activez le bouton à bascule Filtrage des appels .

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Choisissez parmi l'une des options suivantes :

  • Tous les appels—Choisissez cette option pour envoyer les appels internes et externes à l'assistant de direction.
  • Tous les appels internes—Choisissez cette option pour envoyer tous les appels internes à l'assistant de direction.
  • Tous les appels externes—Choisissez cette option pour envoyer tous les appels externes à l'assistant de direction.
  • Filtres d'appel personnalisés—Choisissez cette option pour vous assurer que seuls les appels spécifiques sont redirigés vers votre assistant de direction. Si cette option est sélectionnée, cliquez sur Add New Filter pour développer un filtre d'appel personnalisé en utilisant les paramètres suivants.

    • Nom du filtre—Saisissez le nom du filtre.

    • Quand—Sélectionnez votre programme prédéfini dans la liste déroulante.

    • Appels à partir de—Sélectionnez les appels à partir de N'importe quel numéro de téléphone, N'importe quel interne, N'importe quel externe, ou Sélectionnez les numéros de téléphone que vous souhaitez rendre à l'assistant de direction. Si vous choisissez Sélectionner Numéros de téléphone, saisissez les détails supplémentaires.

    • Filtrer ou Ne pas filtrer—Choisissez de filtrer ou de ne pas filtrer les appels qui correspondent à ces paramètres.

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Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez activer ou désactiver l’option de filtrage d’appel en utilisant téléphone de bureau. Utilisez les codes d’accès aux fonctionnalités (FAC) suivants, qui peuvent être saisis via le clavier du téléphone pour contrôler certaines fonctionnalités—pour activer ou désactiver les options de filtrage des appels que vous avez configurées dans User Hub.

  • Activer le filtrage des appels (cadre de direction) - #61.

  • Désactiver le filtrage des appels (cadre de direction) - #62.

Activer les notifications d’appel dans d’autres emplacements

Vous pouvez choisir d’alerter d’autres sites par le service de direction. Vous pouvez également choisir d’ajouter une sonnerie à ces alertes.

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Connectez-vous à User Hub, puis cliquez sur Paramètres > Appel > Paramètres d’appel.

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Allez à la section Cadre de direction et activez le bouton à bascule.

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Cliquez sur Plus de paramètres, puis activez le bouton à bascule Emplacement pour la sonnerie .

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Choisissez le Type d'alerte dans la liste déroulante :

  • Silencieuse

  • Sonnerie Splash

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Choisissez les emplacements que vous souhaitez alerter :

  • Emplacement de numéro d’appel unique (Office Anywhere)—Le numéro de téléphone spécifié dans vos paramètres Office Anywhere.

  • Emplacement mobile—Le numéro de téléphone spécifié dans vos paramètres de mobilité.

  • Emplacements de l'apparence des appels partagés—Les périphériques sur lesquels l'apparence des appels partagés est configurée.

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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer les options de sonnerie, les options deover et la présentation de l’ID de l’appelant

Avec la fonctionnalité d’alerte, vous pouvez configurer les options de sonnerie pour les appels entrants, les options deover et la présentation de l’ID de l’appelant.

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Connectez-vous à User Hub, puis cliquez sur Paramètres > Appel > Paramètres d’appel.

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Allez à la section Cadre de direction et activez le bouton à bascule.

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Cliquez sur Plus de paramètres, puis choisissez l'un des Mode d'alerte suivants :

  • Simultané—La sélection de cette option fait sonner tous les téléphones d'assistant de direction ajoutés en même temps. N'importe qui peut prendre l'appel.
  • Séquentiel—La sélection de cette option fait sonner le téléphone de l'assistant de direction dans l'ordre dans lequel il apparaît dans le tableau des assistants de direction. L'appel est transmis au premier assistant de direction, puis au second.
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Choisissez la façon dont les appels sont traités si personne ne répond :

  • Envoyer vers la messagerie vocale—Sélectionnez cette option pour envoyer une messagerie vocale au cadre de direction.
  • Transférer—Sélectionnez cette option et saisissez le numéro vers lequel les appels doivent être transférés.
  • Ne rien faire—Sélectionnez cette option si aucune action ne doit être prise.

Vous pouvez spécifier la durée (en secondes) après laquelle les appels sans réponse doivent être transférés.

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Choisissez le nom et le numéro d’ID appelant à afficher sur le téléphone de l’assistant pour les appels entrants à partir de votre ligne.

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Cliquez sur Enregistrer.

Que faire ensuite ?

Une fois que vous avez ajouté les assistants à votre groupe d'assistants, ils peuvent traiter vos appels de la même manière qu'ils traitent n'importe quel autre appel. En outre, les assistants peuvent accepter ou refuser le service d'assistant de direction et transférer les appels vers une autre destination. Pour plus d'informations, voir Gérer votre service d'assistant de direction.