Tilldela assistenter till din assistentpool

Innan du börjar

Chefens och chefsassistentens tjänster måste aktiveras av administratören i Control Hub.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

2

Gå till Executive-avsnittet och aktivera växlingen.

3

Sök och välj de användare som ska läggas till i din assistentpool.

4

Klicka på Spara.

Filtrera samtal som skickats till din assistent

Med alternativet samtalsfiltrering kan du bestämma vilka samtal som ska gå till din assistent.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

2

Gå till Executive-avsnittet och aktivera växlingen.

3

Klicka på Fler inställningar och aktivera knappen Samtalsfiltrering.

4

Välj något av följande alternativ:

  • Alla samtal – Välj det här alternativet för att skicka både interna och externa samtal till chefsassistenten.
  • Alla interna samtal– Välj det här alternativet för att skicka alla interna samtal till chefsassistenten.
  • Alla externa samtal– Välj det här alternativet för att skicka alla externa samtal till chefsassistenten.
  • Anpassade samtalsfilter – Välj det här alternativet för att säkerställa att endast specifika samtal omdirigeras till din chefsassistent. Om det är markerat klickar du på Lägg till nytt filter för att utveckla ett anpassat samtalsfilter med hjälp av följande parametrar.
    • Filternamn – Ange filternamnet.

    • När– Välj ditt fördefinierade schema i listrutan.

    • Samtal från– Välj samtal från alla telefonnummer, alla interna, alla externa eller välj telefonnummer som du vill gå till chefsassistenten. Om du väljer Utvalda telefonnummer anger du ytterligare information.

    • Filtrera eller Filtrera inte – Välj att filtrera eller inte filtrera de samtal som passar inom dessa parametrar.

5

Klicka på Spara.


 

Du kan aktivera eller inaktivera alternativet för samtalsfiltrering med din skrivbordstelefon. Använd följande funktionsåtkomstkoder (FAC) som kan anges via telefonens knappsats för att styra vissa funktioner – för att aktivera eller inaktivera alternativ för samtalsfiltrering som du har konfigurerat i användarhubben.

  • Aktivera samtalsfiltrering (chef) – #61.

  • Inaktivera samtalsfiltrering (chef) – #62.

Aktivera samtalsaviseringar till ytterligare platser

Du kan välja att avisera ytterligare platser med hjälp av chefstjänsten. Du kan också välja att lägga till en ringsplash i dessa aviseringar.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

2

Gå till Executive-avsnittet och aktivera växlingen.

3

Klicka på Fler inställningar och aktivera Plats för att ringa växla.

4

Välj typ av avisering i listrutan:

  • Tyst

  • Ring Splash

5

Välj de platser som du vill avisera:

  • Plats för unikt nåbart nummer (Office Anywhere) – det telefonnummer som anges i inställningarna för Office Anywhere.

  • Mobil plats – det telefonnummer som anges i dina mobilitetsinställningar.

  • Platser för delade samtal – De enheter där det delade samtalet har konfigurerats.

6

Klicka på Spara.

Konfigurera ringsalternativ, rollover-alternativ och presentation av inringar-ID

Med aviseringsfunktionen kan du konfigurera ringalternativ för inkommande samtal, alternativ för rollover och presentation av inringar-ID.

1

Logga in på User Hub och klicka sedan Inställningar > Samtal > Samtalsinställningar.

2

Gå till Executive-avsnittet och aktivera växlingen.

3

Klicka på Fler inställningar och välj ett av följande varningsläge:

  • Samtidigt – Om du väljer det här alternativet ringer alla tillagda chefsassistenttelefoner samtidigt. Vem som helst kan ringa samtalet.
  • Sekventiell – Om du väljer det här alternativet ringer telefonen för chefsassistent i den ordning de visas i tabellen för chefsassistent. Samtalet går till den första chefsassistenten och sedan till den andra.
4

Välj hur samtal hanteras om ingen svarar:

  • Skicka till röstbrevlåda – Välj det här alternativet för att skicka en röstbrevlåda till chefen.
  • Vidarekoppla – Välj det här alternativet och ange det nummer som samtalen ska vidarekopplas till.
  • Gör inget – Välj det här alternativet om ingen åtgärd ska vidtas.

Du kan ange tiden (i sekunder) efter vilken obesvarade samtal ska vidarebefordras.

5

Välj inringar-ID-namn och nummer som ska visas på assistentens telefon för inkommande samtal från din linje.

6

Klicka på Spara.

Nästa steg

När du har lagt till assistenterna i din assistentpool kan de hantera dina samtal på samma sätt som de hanterar alla andra samtal. Assistenter kan också välja att delta i eller stänga av tjänsten Executive Assistant och vidarebefordra samtalen till en annan destination. Mer information finns i Hantera din assistenttjänst.