Met hotdesking kan uw organisatie optimaal gebruik maken van kantoorruimte door werknemers te laten inloggen en een gedeeld apparaat te laten boeken voor hun werkdag.

Het biedt gebruikers de voordelen van een persoonlijk vergaderapparaat, inclusief meldingen van vergaderingen 5 minuten voor aanvang. De meldingen zijn afkomstig van de persoonlijke agenda van de gebruiker en ze nemen deel aan hun vergaderingen met One Button to Push. Hotdesking omvat de standaardfuncties van Webex Meeting, zoals een persoonlijk whiteboard. Gebruikers kunnen een vergadering in de persoonlijke ruimte starten via Join Webex en ze krijgen de bedieningselementen voor de vergaderingen die ze hosten.

Er is een gepersonaliseerde Webex Assistant app beschikbaar met ondersteuning voor zinnen zoals „Kom naar mijn persoonlijke vergaderruimte”.

Configuratie

Om deze functie aan een apparaat toe te voegen, maakt u een werkruimte in de Control Hub en wijst u hotdesking toe als optie voor het plannen van de werkruimte. U kunt het ook toevoegen aan een bestaande werkruimte.

U kunt hotdesking ook in bulk configureren. Selecteer de werkruimten die u wilt configureren en selecteer Bewerken. Ga naar Scheduling > Hot desking en selecteer Inschakelen in het keuzemenu. Selecteer Volgende en bekijk de wijzigingen voordat u op Toepassen klikt.

Een boeking vervalt standaard om 17.00 uur. Maar u kunt het aanpassen aan uw organisatie. De instelling is Hotdesking DefaultBookingEndTime op Control Hub.

Zie de volgende artikelen voor meer informatie:

• Voeg gedeelde apparaten en services toe aan een werkruimte

• Voeg diensten toe aan een bestaande werkruimte met apparaten uit de Board-, Desk- en Room-serie

• Apparaatconfiguraties voor apparaten uit de Board-, Desk- en Room-serie

Een apparaat boeken

Nadat u de functie hebt ingeschakeld, loggen gebruikers in en boeken ze hun apparaat op een van de volgende twee manieren:

• Gebruik hun computer om in te loggen en hun apparaat te boeken. Gebruikers koppelen hun apparaat aan hun Webex-app op hun computer met een USB-C-kabel. Voor deze functie is geen configuratie vereist.

• Gebruik hun mobiele telefoon om in te loggen en hun apparaat te boeken — gebruikers scannen de QR-code op het scherm van het apparaat en gebruiken hun Webex-app op hun mobiele telefoon om deze aan het apparaat te koppelen.

Voor meer informatie over het boeken van een apparaat, zie Aanmelden en uw apparaat reserveren bij een hot desk.

Telefoongesprekken en hot desking

Een hotdeskapparaat is een gedeeld apparaat, dus let op de volgende punten over bellen:

• Het apparaat gebruikt het adresboek (DN) voor de werkruimte. Gebruikers kunnen het gebruiken om oproepen te plaatsen en te beantwoorden, zelfs als ze niet zijn aangemeld.

• Wanneer een gebruiker zich aanmeldt, wordt het apparaat opnieuw voorzien van de persoonlijke DN van de gebruiker. Indien geconfigureerd, worden hun oproepgeschiedenis en Webex-agenda ook naar het apparaat geladen. De gebruiker kan het apparaat gebruiken om te bellen en deel te nemen aan Webex-vergaderingen zoals hij dat op zijn eigen apparaat zou doen.

• Bij het uitloggen worden de persoonlijke gegevens van de gebruiker uit privacyoverwegingen van het apparaat verwijderd.

Beperkingen

Let op de volgende beperkingen voordat u de functie inschakelt:

• Activeer het apparaat als een gedeelde werkruimte en niet in de persoonlijke modus.

• Gebruikers kunnen zich alleen aanmelden en apparaten boeken binnen dezelfde organisatie of cluster. U kunt niet inloggen op apparaten in een andere organisatie of cluster.

• U kunt geen hybride agenda gebruiken voor de werkruimte.