För att aktivera Rumsbokning, se till att följa dessa steg i följande ordning:

1. Konfigurera hybridkalender.

2. Konfigurera schemaläggningskonto.

3. Konfigurera enheter med kalender i Control Hub.

För att aktivera rumsbokning måste du konfigurera Hybrid Calendar för din organisation. Du kan konfigurera Microsoft Exchange den för Microsoft 365 eller Google Kalender.

Se distribu tionsguiden för hybridkalender.

Det är nödvändigt att konfigurera ett schemaläggningskonto så att rumsenheter kan schemalägga möten.

Schemaläggningskontot används som mötesarrangör för alla möten som bokas från RoomOS-enheter. Detta konto bokar rummet på samma sätt som en användare normalt gör. Genom att boka möten från schemaläggningskontot och bjuda in ett rum respekteras rumspolicyer i kalendersystemet. Se till att du har angett en giltig e-postadress som har behörighet att boka de rum som du aktiverar Rumsbokning för.

Så här konfigurerar du schemaläggningskontot för Microsoft 365 från Control Hub:

1. Logga in på Control Hub och gå sedan till Tjänster > Hybrid.
2. Klicka på Redigera inställningar på kortet Hybrid Calendar för Microsoft 365.
3. Markera rutan för att tillåta arbetsytor att schemalägga möten.
4. Ange en giltig e-postadress för schemaläggningskontot.

E-postdomänen måste verifieras eller hävdas i Control Hub för att konfigurera ett schemaläggningskonto.

Det är nödvändigt att konfigurera ett schemaläggningskonto så att rumsenheter kan schemalägga möten.

Schemaläggningskontot används som mötesarrangör för alla möten som bokas från RoomOS-enheter. Detta konto bokar rummet på samma sätt som en användare normalt gör. Genom att boka möten från schemaläggningskontot och bjuda in ett rum respekteras rumspolicyer i kalendersystemet. Se till att du har angett en giltig e-postadress som har behörighet att boka de rum som du aktiverar Rumsbokning för.

Så här konfigurerar du schemaläggningskontot för Google Kalender från Control Hub:

1. Logga in på Control Hub och gå sedan till Tjänster > Hybrid.
2. Klicka på Redigera inställningar på Hybridkalenderkortet för Google.
3. Markera rutorna för att tillåta organisationen att använda kalenderresurser och tillåta arbetsytor att schemalägga möten.
4. Kontrollera att du har konfigurerat ett ACL-konto och ange e-postadressen för det kontot.

Tidsluckans storlek för schemaläggning av bokningar kan konfigureras, vilket möjliggör 15, 30 eller 60 minuters intervall. Tidsluckans storlek avser de förutbestämda intervaller med vilka du kan välja start- eller sluttid för en bokning

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (Default:30)

Dessutom visar kalendern nu tillgängliga platser, som visar användarna de tids intervall under vilka ett utrymme kan bokas i förväg. Dessa slots gör det möjligt för användare att enkelt identifiera öppna tidsluckor och schemalägga möten i förväg för de angivna tids intervallen. Efter att ha valt en plats kan tiden justeras vid behov.

En betydande andel möten resulterar i spökmöten, vilket innebär att ingen dyker upp och mötesresurserna slösas bort under bokningen. Att aktivera alternativet Checka in hjälper till att lindra detta problem. Användarna kan checka in på sin bokning när de anländer till mötesrummet som bekräftar bokningen. Om ingen anländer för bokningen släpps mötesrummet och andra kan boka det kostnadsfria mötesrummet.

Incheckning och utcheckning är tillgänglig på delade bokningsbara enheter och friståendeRoom Navigator.

När den är aktiverad visas en incheckningsknapp på pekskärmen inuti och utanför rummet. En utcheckningsknapp visas på insidan av rummet för parade pekskärmar. För en fristående Room Navigator visas utcheckningsknappar också på panelen utanför rummet. Om ett gemensamt möte har bokats (OBTP) syns incheckningsknappen endast utanför rummet.

Från och med 5 minuter före bokningen visas en incheckningsknapp på utsidan av rummet och på pekskärmen på rummet.

En användare har 10 minuter från bokningens starttid för att checka in. Om ingen checkar in under de 10 minuterna, manuellt eller automatiskt, släpps rummet automatiskt. 30 sekunder före slutet av incheckningsfönstret visas en 30 sekunders nedräkningsvarning för automatisk frigöring av rummet på pekskärmen. Incheckningsfönstret är konfigurerbart.

När ett rum är incheckat och ett samtal avslutas (minst fem minuter efter mötes start) dyker en varning upp som påminner användaren om att checka ut om de vill. Om användaren avbryter eller ignorerar varningen lämnas rummet bokat. Om en användare förlänger en bokning förblir rumsenheten incheckad under den tid bokningen förlängs.

När en bokning har nått de sista 5 minuterna av sin schemalagda tid och det finns ett back-to-back-möte dyker ett meddelande upp som informerar användaren om att bokningen snart kommer att avslutas.

När bokningen har släppts skickas ett meddelande till värden för att informera dem om den avbokade bokningen.

Automatisk incheckning

Automatisk incheckning startar 4 minuter efter att bokningen har påbörjats.

Rumsenheten checkar automatiskt in för:

• Ad hoc-bokningar

• Ansluta till ett samtal

• Delningssession påbörjad (trådbunden till trådlös)

• Antalet personer är 1 eller mer (antalet personer anses vara 1 eller fler efter 1 minut av kontinuerligt rum i oss.)

Manuell incheckning

En användare kan manuellt välja att checka in genom att trycka på incheckningsknappen.

Konfigurera in- och utcheckning

Aktivera för att låta användaren checka in på de rum de har bokat för att bekräfta att rummet används. Om användaren inte checkar in manuellt eller automatiskt släpps rumsbokningen och arrangören får ett e-postmeddelande som informerar om avbokningen.

Från och med 5 minuter före en bokning visas en incheckningsknapp på touchpanelerna utanför rummet och på rummet och den stannar där under den tid som anges i fönstret Bokningar Check-in Var aktighet.

Bookings CheckIn Enabled: <True/False>

Standard: Falsk

Incheckningsfönstret är den tid då incheckningsalternativet är tillgängligt på pekskärmen. Incheckningsfönstrets varaktighet kan anges till 5, 10, 15, 20, 30 eller 60 minuter.

Bookings CheckIn WindowDuration: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

Standard: 10

Konfigurera om utcheckningsknappen visas utanför och inuti rummet, inne i rummet eller inte alls.

Bookings AllowDecline: <All, InsideOnly, None>

Standard: Alla

Stöd för förbokning av varmbord möjliggör varmbordsning som kalenderfunktion. Detta gör det möjligt för en användare att boka ett varmt skrivbordsutrymme innan han går in på kontoret, med hjälp av en skrivbordsbokning slösning som Cisco Spaces, en tredjeparts bokningstjänst, eller hybrid kalendern för arbetsytan som Outlook eller Gmail.

Hybrid kalender

Arbetsytans hybridkalender kan användas för att reservera skrivbord eller tysta rum, som konferens rum, och integreras sömlöst med RoomOS-enheter.

Om din organisation använder en hybridkalender kan du konfigurera ett tyst rum med en enhet som är aktiverad för hot desk. Användare kan sedan boka enheten via Outlook, och om ad-hoc- bokning är aktiverad kan de logga in ad hoc och boka den direkt på enheten. Bokningen synkron iseras automatiskt med Exchange/Office 365 eller Google Kalender.

När en användare går upp och bokar en enhet ad hoc kopplas bokningen till deras konto och reserverar rummet. I användarens kalender visas deras status som ”Gratis” under varaktigheten av hotdesk-bokningen. För att fjärrboka ett utrymme med hybridkalender kan en användare helt enkelt lägga till arbetsytan i sin bokning som inbjuden.

Användarna kan skanna QR-koden med sin mobiltelefon för att bekräfta bokningen och logga in på den förbokade hot desking-enheten.

Hot Desking-enheten visar användarens personliga kalendermöten när de är inloggade:

Endast användaren som bokat platsen får logga in, eftersom åtkomst verifieras genom att matcha arrangörens e-postadress.

För walk-up-bokningar har användarna möjlighet att logga in ad hoc och boka enheten.

Ad-hoc-bokning kan inaktiveras för att förhindra walk-ups. När ingen har bokat enheten och ad-hoc-bokningen är inaktiverad får användaren ett meddelande om att boka enheten i förväg.

Lokal bokning

Gör det möjligt att skapa bokningar direkt i enhetens kalender. Om hybridkalen dern inte är aktiverad för en arbetsyta används lokala bokningar istället.

När ad-hoc-bokning är aktiverad kan användare logga in på enheten och boka direkt. Dessa bokningar lagras lokalt på enheten. Om ad-hoc-bokning är inaktiverad för att förhindra walk-ins måste antingen Cisco Spaces eller en tredjeparts bokningslösning användas för att reservera utrymmet .

Cisco-utrymmen

Cisco Spaces tillhandahåller en skrivbordsbokningslösning som stöder förbokning via mobil och integreras sömlöst med RoomOS-enheter.

Mer information om Cisco-arbetsytor finns på https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

Bokningstjänster från tredje part

RoomOS erbjuder omfattande XAPI: er för fjärrförbokning, vilket gör det möjligt för tredjeparts bokningstjänster att integrera med enheterna genom arbetsytegrationer.

Mer information finns på https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations