Konfigurera en användare som chefsassistent

1

Logga in på Control Hub och gå till Hantering > Användare.

2

Välj en användare och klicka på fliken Samtal.

3

Gå till avsnittet Behörigheter mellan användare och välj Chef/Chefsassistent.

4

Aktivera växlingsknappen och välj alternativet Chefsassistent.

Om en användare, som är chefsassistent, har tilldelats en chef visas listan över chefer med deras telefonnummer, anknytning och inloggningsstatus.

Om du är platsadministratör visas endast de chefer som är kopplade till dina tilldelade platser.

Som standard väljs chefsassistenten in. Om du inte vill att en chefsassistent ska hantera chefens samtal avmarkerar du kryssrutan för respektive opt-in.

5

Om du vill vidarebefordra samtal till en annan destination markerar du kryssrutan Vidarebefordra filtrerade samtal och anger telefonnumret i fältet Ange telefonnummer.

6

Klicka på Spara.

Konfigurera en användare som chef

1

Logga in på Control Hub och gå till Hantering > Användare.

2

Välj en användare och klicka på fliken Samtal.

3

Gå till avsnittet Behörigheter mellan användare och välj Chef/Chefsassistent.

4

Aktivera växlingsknappen och välj alternativet Verkställande.

5

Sök och välj de användare som ska läggas till som chefsassistenter till den här användaren.

Om du är platsadministratör kan du endast lägga till användare från dina tilldelade platser som chefsassistent.

De tillagda chefsassistenterna visas med deras telefonnummer, anknytning och inloggningsstatus. Du kan ta bort de tillagda chefsassistenterna med en ikon eller Ta bort alla alternativ.

6

Filtrera samtal som skickats till chefsassistenten: Aktivera växlingsknappen Samtalsfiltrering och välj den typ av samtal som du vill gå till chefsassistenten från följande alternativ.

  • Alla externa samtal– Välj det här alternativet för att skicka alla externa samtal till chefsassistenten.

  • Alla interna samtal– Välj det här alternativet för att skicka alla interna samtal till chefsassistenten.

  • Alla samtal – Välj det här alternativet för att skicka både interna och externa samtal till chefsassistenten.

  • Anpassat samtalsfilter – Välj det här alternativet för att säkerställa att endast specifika samtal omdirigeras till chefsassistenten. Om det är markerat klickar du på Lägg till nytt filter för att konfigurera ett anpassat samtalsfilter med hjälp av följande parametrar.

    • Filternamn – Ange filternamnet.

    • När– Välj ditt fördefinierade schema i listrutan.

    • Samtal från– Välj samtal från Valfritt telefonnummer, Valfritt internt, Valfritt externt eller Välj telefonnummer som du vill gå till chefsassistenten. Om du väljer Utvalda telefonnummer anger du ytterligare information.

    • Filtrera eller Filtrera inte – Välj att filtrera eller inte filtrera de samtal som passar inom dessa parametrar.

Användaren kan även använda följande funktionsåtkomstkoder (FAC) – koder för att styra vissa funktioner – för att aktivera eller inaktivera alternativ för samtalsfiltrering som du har konfigurerat.

  • Aktivera samtalsfiltrering (chef) – #61

  • Inaktivera samtalsfiltrering (chef) – #62

7

Aktivera samtalsaviseringar till ytterligare platser: Aktivera Plats för att ringa och välj aviseringstyp i listrutan.

  • Tyst

  • Ring Splash

När du aktiverar Plats för ringning meddelas användarens primära nummer som standard.

Du kan välja de ytterligare platser som du vill avisera:

  • Plats för Single Number Reach (Office Anywhere) – det telefonnummer som anges i inställningarna för Single Number Reach.

  • Mobil plats – det telefonnummer som anges i mobilitetsinställningarna.

  • Platser för delade samtal – De enheter där det delade samtalet har konfigurerats.

8

Konfigurera ringsalternativ: Välj något av följande varningsläge:

  • Samtidigt – Om du väljer det här alternativet ringer alla tillagda chefsassistenttelefoner samtidigt. Vem som helst kan ringa samtalet.

  • Sekventiell – Om du väljer det här alternativet ringer telefonen för chefsassistent i den ordning de visas i tabellen för chefsassistent. Samtalet går till den första chefsassistenten och sedan till den andra.

9

Vidarekoppla obesvarade samtal: Välj något av följande alternativ om samtalet inte besvaras:

  • Skicka till röstbrevlåda – Välj det här alternativet för att skicka en röstbrevlåda till chefen.

  • Vidarekoppla – Välj det här alternativet och ange det nummer som samtalen ska vidarekopplas till.

  • Gör inget – Välj det här alternativet om ingen åtgärd ska vidtas.

Du kan ange tiden (i sekunder) efter vilken obesvarade samtal ska vidarebefordras.

Om sekventiellt varningsläge har valts kan du ställa in antalet ringsignaler innan samtalen omdirigeras till assistenterna på ett sekventiellt sätt.
10

Konfigurera inringar-ID: Välj inringar-ID-namn och nummer som ska visas på chefsassistentens telefon för inkommande samtal på chefslinjen.

11

Klicka på Spara.

Executive- och Executive Assistant-användare måste ha telefonnummer, inte bara anknytningar, tilldelade till dem. Du kan konfigurera antalet assistenter. Assistenter kan konfigureras för ett antal chefer. Oavsett antalet assistenter kan du bara ringa ett antal samtidiga samtal åt en chef när som helst.

En användare (chef) kan även lägga till chefsassistenter, filtrera samtal, konfigurera ringsalternativ och inringar-ID på egen hand i användarportalen. Mer information finns i Konfigurera och hantera din chefstjänst. Alla ändringar som användaren gör i dessa inställningar återspeglas i både användarportalen och i Control Hub.

När chefen besvarar samtalet får alla chefsassistenter händelsen Samtalssläppt med den slutförda indikationen Annanstans. När en av chefsassistenterna besvarar samtalet får alla andra chefsassistenter händelsen Samtalssläppt med den slutförda indikationen Annanstans.

Alternativ för inställning av delad linje

Delad linjevisning kan användas tillsammans med Executive-tjänsten när användarna är på samma plats. Du kan konfigurera delad linjevisning med Executive-tjänsten för enklare användning av funktionen. Mer information om hur du konfigurerar utseendet på delad linje finns i Lägg till och ändra ordning på linjer för en MPP-telefon.