Configurar un usuario como asistente ejecutivo

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Inicie sesión en Control Hub y vaya a Administración > Usuarios.

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Seleccione un usuario y haga clic en la pestaña Llamadas.

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Vaya a la sección Permisos entre usuarios y seleccione Ejecutivo/Asistente ejecutivo.

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Active la alternancia y elija la opción Executive assistant (Asistente ejecutivo).

Si se asigna un usuario, que es un asistente ejecutivo, a un ejecutivo, la lista de ejecutivos aparece con su número de teléfono, extensión y estado de aceptación.

Si usted es administrador de ubicaciones, solo aparecerán los ejecutivos pertenecientes a sus ubicaciones asignadas.

De manera predeterminada, se opta al asistente ejecutivo. Si no desea que un asistente ejecutivo gestione las llamadas del ejecutivo, desmarque la casilla de verificación de aceptación correspondiente.

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Para desviar las llamadas del asistente ejecutivo a otro destino, marque la casilla de verificación Desviar llamadas filtradas e ingrese el número de teléfono en el campo Establecer número de teléfono.

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Haga clic en Guardar.

Configurar un usuario como ejecutivo

1

Inicie sesión en Control Hub y vaya a Administración > Usuarios.

2

Seleccione un usuario y haga clic en la pestaña Llamadas.

3

Vaya a la sección Permisos entre usuarios y seleccione Ejecutivo/Asistente ejecutivo.

4

Active la alternancia y elija la opción Executive (Ejecutivo).

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Busque y seleccione los usuarios que desea agregar como asistentes ejecutivos a este usuario.

Si es administrador de ubicaciones, puede agregar usuarios solo desde sus ubicaciones asignadas como asistente ejecutivo.

Los asistentes ejecutivos agregados aparecen con su número de teléfono, extensión y estado de aceptación. Puede eliminar los asistentes ejecutivos agregados mediante un icono de o la opción Eliminar todo.

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Filtrar las llamadas enviadas al asistente ejecutivo: Active la opción Filtrado de llamadas y seleccione el tipo de llamadas que desea ir al Asistente ejecutivo en las siguientes opciones.

  • Todas las llamadas externas: elija esta opción para enviar todas las llamadas externas al asistente ejecutivo.

  • Todas las llamadas internas: elija esta opción para enviar todas las llamadas internas al asistente ejecutivo.

  • Todas las llamadas: elija esta opción para enviar llamadas internas y externas al asistente ejecutivo.

  • Filtro de llamadas personalizado: elija esta opción para asegurarse de que solo se redirijan llamadas específicas al asistente ejecutivo. Si se selecciona, haga clic en Agregar nuevo filtro para configurar un filtro de llamadas personalizado mediante los siguientes parámetros.

    • Nombre del filtro: introduzca el nombre del filtro.

    • Cuándo: seleccione la planificación predefinida en la lista desplegable.

    • Llamadas de: seleccione las llamadas de Cualquier número de teléfono, Cualquier interno, Cualquier externo o Seleccionar números de teléfono que desee ir al asistente ejecutivo. Si elige Seleccionar números de teléfono, introduzca la información adicional.

    • Filtrar o No filtrar: elija filtrar o no las llamadas que se ajusten a estos parámetros.

El usuario también puede utilizar los siguientes códigos de acceso de características (FAC) (códigos para controlar determinadas características) para activar o desactivar las opciones de filtrado de llamadas que haya configurado.

  • Activar filtrado de llamadas (ejecutivo) - N.º 61

  • Desactivar el filtrado de llamadas (ejecutivo) - #62

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Habilite las notificaciones de llamadas a ubicaciones adicionales: Active Location To Ring (Ubicación para llamar) y elija el Alert Type (Tipo de alerta) de la lista desplegable.

  • Silencioso

  • Tono de aviso

Cuando habilita Location To Ring (Ubicación para llamar), el número principal del usuario se alerta de forma predeterminada.

Puede elegir las ubicaciones adicionales que desea alertar:

  • Ubicación de número único de contacto (Office Anywhere): el número de teléfono especificado en la configuración de número único de contacto.

  • Ubicación del dispositivo móvil: el número de teléfono especificado en la configuración de movilidad.

  • Ubicaciones de apariencia de llamadas compartidas: los dispositivos en los que se configura la apariencia de llamadas compartidas.

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Configurar opciones de timbre: Elija cualquiera de los siguientes modos de alerta:

  • Simultáneo: al seleccionar esta opción, sonarán todos los teléfonos del asistente ejecutivo agregados al mismo tiempo. Cualquiera puede elegir la llamada.

  • Secuencial: al seleccionar esta opción, suena el teléfono del asistente ejecutivo en el orden en que aparecen en la tabla del asistente ejecutivo. La llamada va al primer asistente ejecutivo y luego al segundo.

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Desviar llamadas no respondidas: Elija cualquiera de las siguientes opciones si la llamada no está respondida:

  • Enviar al correo de voz: seleccione esta opción para enviar un correo de voz al ejecutivo.

  • Forward (Desviar): seleccione esta opción e introduzca el número al que se desviarán las llamadas.

  • No hacer nada: seleccione esta opción si no se va a realizar ninguna acción.

Puede especificar el tiempo (en segundos) después del cual se desviarán las llamadas sin responder.

Si se selecciona el modo de alerta secuencial, puede establecer la cantidad de timbres antes de que las llamadas se redirijan a los asistentes de manera secuencial.
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Configurar el identificador de llamadas: Seleccione el Nombre y el Número del identificador de llamadas que se mostrarán en el teléfono del asistente ejecutivo para las llamadas entrantes en la línea de ejecutivos.

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Haga clic en Guardar.

Los ejecutivos y asistentes ejecutivos deben tener números de teléfono, no solo extensiones, asignados a ellos. Puede configurar la cantidad de asistentes. Los asistentes se pueden configurar para varios ejecutivos. Independientemente de la cantidad de asistentes, solo puede realizar una serie de llamadas concurrentes en nombre de un ejecutivo en cualquier momento.

Un usuario (ejecutivo) también puede agregar asistentes ejecutivos, filtrar llamadas, configurar la opción de timbre y el identificador de llamadas por su cuenta en el portal de usuarios. Para obtener más información, consulte Configurar y administrar su servicio ejecutivo. Cualquier cambio realizado en esta configuración por el usuario se refleja tanto en el portal de usuarios como en el Control Hub.

Cuando el ejecutivo responde la llamada, todos los asistentes ejecutivos reciben la indicación CallReleasedEvent con la indicación completedElsewhere. Cuando uno de los asistentes ejecutivos responde la llamada, todos los demás asistentes ejecutivos reciben la indicación CallReleasedEvent con la indicación completedElsewhere.

Opción de configuración de línea compartida

El aspecto de la línea compartida se puede utilizar junto con el servicio de ejecutivo cuando los usuarios están dentro de la misma ubicación. Configurar el aspecto de la línea compartida con el servicio de ejecutivo proporciona un uso más sencillo de la característica. Para obtener más información sobre cómo configurar el aspecto de línea compartida, consulte Agregar y reordenar líneas para un teléfono MPP.