Konfigurera en gemensam lagringsplats där olika platser kan använda ett delat meddelande. Tjänster som autosvar, samtalsköer eller väntemusik kan peka på ett vanligt meddelande i arkivet.

Du kan uppdatera dessa meddelanden en gång och tillämpa dem mot alla respektive instanser. Den här funktionen ger ett effektivare sätt att uppdatera autosvar och gör det möjligt för dig att uppdatera meddelanden i hela företaget. Till exempel: ett helgmeddelande.

Du kan ställa in meddelandedatabasen på organisationsnivå och platsnivå.

Alternativet för meddelandearkiv på organisations- och platsnivå tillhandahåller följande funktioner:

  • Lägg till, uppdatera och ta bort ljudfilerna

  • Ersätt befintliga meddelandefiler

  • Filtrering och sorteringsfunktion för att visa filerna

  • Visar filinformationen och funktionsinstansen som använder meddelandet.

  • Stöder lokalisering av meddelanden

Konfigurera meddelandedatabasen

Innan du börjar

  • Du kan inte ta bort aktuella filer som funktionerna använder.

  • Du kan lagra meddelandefiler med en lagringsgräns på upp till 1 GB på alla nivåer.

  • Se till att du inte laddar upp meddelandefiler med dubblettnamn.

  • Följ följande krav vid uppladdning av ljudfilerna:

    • Format på ljudfil:

      • .WAV filer med 8 eller 16 kHz, 8- eller 16-bitars mono, µ-law, A-law eller PCM

      • .WMA filer med 8 eller 16 kHz, 16-bitars mono, µ-law, A-law eller PCM

    • Maximal ljudlängd:

      • 2 minuter för en röstmeddelandehälsning och anpassad återuppringningsanvändare/-grupp.

      • 10 sekunder för användarens anpassade namn på röstbrevlåda.

      • 10 minuter för hälsningsfrasen för väntemusik.

      • 5 minuter för alla andra tjänster.

    • Minsta ljudlängd: 5 sekunder

    • Maximal storlek på ljudfil: 5 MB

1

Logga in på Control Hub.

2

Gå till Tjänster > Samtal > Funktioner.

3

Gå till kortet Meddelanden och klicka på Lägg till ny för att lägga till en ny meddelandefil.

Du kan lägga till meddelandefilerna på två sätt:

  • Överför – Låter dig överföra en fil från ditt system.

  • Spela in – Låter dig spela in din egen anpassade ljudfil med inspelningsalternativet.

4

Utför följande steg för att överföra en fil:

  1. På fliken Överför väljer du på vilken nivå du vill skapa meddelandefilen.

    • Organisation – Ger dig åtkomst till filen i hela organisationen.

    • Plats – Ger dig åtkomst till filen endast på den angivna platsen. Om du väljer det här alternativet väljer du platsen i listrutan.

  2. Ange en rubrik för meddelandefilen i fältet Etikett . Till exempel: Driftsavbrott.

  3. Dra och släpp ljudfilen eller klicka på Välj en fil som ska laddas upp.

  4. Klicka på Välj fil för att spara filen.

ladda upp filsidan med alternativen för att välja nivå, etikett och fil från ditt system.

5

Utför följande steg för att spela in ett meddelande:

  1. Klicka på fliken Spela in .

  2. Välj på vilken nivå du vill skapa meddelandefilen.

    • Organisation – Ger dig åtkomst till filen i hela organisationen.

    • Plats – Ger dig åtkomst till filen endast på den angivna platsen. Om du väljer det här alternativet väljer du platsen i listrutan.

  3. Ange en rubrik för meddelandefilen i fältet Etikett .

  4. Klicka på inspelningsikonen för att spela in meddelandet och klicka sedan på uppspelningsikonen för att lyssna på det inspelade meddelandet.

  5. Klicka på Välj fil för att spara inspelningen.

Inspelningssida med alternativen för att välja nivå, etikett och spela in meddelandet

De uppladdade eller inspelade ljudfilerna listas nu på sidan Meddelanden . Du kan söka efter och filtrera de filer som gäller för en plats eller organisation.

Listan över meddelandefiler visas under meddelandesidan

6

Klicka på borttagningsikonen om du vill ta bort en ljudfil. Om du vill ersätta en fil klickar du på ljudfilen och sedan på Ersätt fil.

Genom att ersätta en meddelandefil kan du använda en enda fil och tillämpa den på relevanta tjänster. Om du till exempel vill ändra det månatliga meddelandet om specialerbjudanden för 25 platser kan du använda en enda ersättningsfil.

Meddelandedatabasen har stöd för följande:

  • Sparar ljudfilerna utan tidsgräns

  • Stöder valfritt antal filuppladdningar

  • Stöder lokalisering av meddelandemeddelanden

Nästa steg

Du kan använda ljudfilerna för anpassad konfiguration i följande funktioner:

  • Musik i vänteläge – Välj alternativet Spela upp anpassad musik för att spela upp anpassad musik när ett samtal är i kö. Mer information finns i Konfigurera inställningar för väntemusik från Control Hub.

  • Autosvar – Välj alternativet Anpassad hälsning för att ställa in ett meddelande som uppringare hör när de ringer under kontorstid. Mer information finns i Hantera autosvar.

  • Samtalskö – Välj alternativet Anpassat meddelande för att ställa in meddelanden och musik som uppringare hör när agenterna är upptagna. Mer information finns i Hantera meddelanden om samtalskö.