الآن بعد أن قمت بإعداد Webex App، كيف يمكنك استخدامه للتحكم في عملك وتجنب الحمل الزائد للمعلومات؟

إضافة إلى الفرق والمساحات

في Webex App، يحدث عملك في مساحات ، ولكن عليك أولا أن تضاف إليها. يمكن لشركتك إضافتك تلقائيا إلى بعضها ، حيث يمكنك البدء على الفور.

بعد ذلك ، يمكن لمديرك وعملاء المشروع المحتملين إضافتك إلى مشاريع أخرى مهمة للأعمال. ولكن لا تخف من السؤال عما إذا كانت هناك مساحات أخرى تفتقدها. أرسل رسائل أو تحدث إلى الآخرين في قسمك ومشاريعك لمعرفة المساحات التي يتواجدون فيها. قد تكون هناك مساحة لإصدار منتج مهم أو لنزهة لبناء الفريق.

الانضمام إلى مساحة الفريق

إذا تمت إضافتك إلى فريق، يمكنك الوصول إلى جميع المساحات المضمنة فيه. لست بحاجة إلى الانتظار حتى يقوم أي شخص آخر بإضافتك إليهم. انضم إلى مساحة فريق واستعرض قائمة المساحات لمعرفة ما يحدث مع فريقك.

اترك الفرق والمساحات التي لم تعد بحاجة إليها

لا تشعر بأنك ملزم بالبقاء في فرق ومساحات لم تعد بحاجة إليها. يمكنك البقاء في مساحة فقط للحصول على المعلومات، ولكن يمكنك ترك مساحة لتقليل قائمة المساحات التي تتواجد فيها. إذا كنت قد انتقلت إلى فريق جديد ولم تعد بحاجة إلى أن تكون في فريقك القديم ، فيمكنك ببساطة مغادرة الفريق.

إعادة تسمية الفرق والمساحات

عندما يتم إنشاء فرق ومساحات ، يستخدم الأشخاص الأسماء لمعرفة ما يحدث في تلك الفرق والمساحات . ولكن ، إذا تغير السياق من التخطيط إلى التطوير ، فقم بتحديث اسم المساحة لإظهار الأشخاص الذين يقومون بالتحديث بسرعة. بعد تغيير الاسم، تتم إضافة ملاحظة صغيرة إلى المساحة لإعلام الجميع. فقط تأكد من عدم تغيير اسم مساحتك كثيرا وإلا فلن يتمكن الأشخاص من العثور عليها.

إذا كنت المنسق في فريق، يمكنك تحديث اسم الفريق لتظهر للأشخاص أن تركيز الفريق قد تغير. إذا لم تكن متأكدا مما إذا كنت مشرفا، فتحقق من الأدوار في الفرق والمساحات.

تنظيم الرسائل والمساحات

يمكن أن يكون اللحاق بمساحاتك كل يوم ساحقا في بعض الأحيان. ومع ذلك ، هناك بعض الطرق الرائعة لتنظيم رسائلك ومساحاتك ، حتى تتمكن من الاسترخاء في يومك.

أثناء قراءة رسائلك، قد تجد الرسائل التي تريد الرجوع إليها مرة أخرى لاحقا، أو التي تحتاج إلى البحث قبل الرد، ووضع علامة عليها للرجوع إليها في المستقبل. عندما تجد أنك تبحث عن نفس المساحة للتحقق منها كل يوم، يمكنك إضافة المساحة إلى قائمة المفضلة لديك ثم تصفية المساحات الخاصة بك لقراءة المساحات المفضلة لديك أولا.

نعلم جميعا مدى سهولة خروج مساحاتنا غير المقروءة عن السيطرة. هناك بعض الميزات الرائعة التي يمكن أن تعطينا بعض المساعدة في هذا.

النظرة السريعة إلى مساحة هي طريقة يمكنك من خلالها "إلقاء نظرة سريعة" على مساحة دون وضع علامة عليها على أنها مقروءة أو إرسال إيصال قراءة. وهي متوفرة في قائمة النقر بزر الماوس الأيمن على أي مساحة في قائمة المساحات. يتيح لك ذلك رؤية الرسائل في مساحة دون أن تعرف نفسك ، حتى تتمكن من التحقق مما إذا كانت الرسائل عاجلة دون ضغط الاضطرار إلى الرد عليها على الفور.

إخفاء المساحات الأقل أهمية ميزة متاحة مع قائمة النقر بزر الماوس الأيمن على مساحاتك الموجودة في قائمة المساحات. يؤدي إخفاء مساحة إلى نقلها إلى فلتر مساحات "مخفي" ، بعيدا عن قائمة المساحات الرئيسية. هذا شيء قد تفعله للمساحات الكبيرة أو المزدحمة حيث لا تشارك بنشاط ، أو تحتاج إلى معرفته. يمكن الوصول إلى هذه المساحات في أي وقت عن طريق الانتقال إلى مرشحات قائمة المساحات وتحديد "مخفي". إذا كنت ترغب في إعادة مساحة إلى قائمة المساحات الرئيسية الخاصة بك ، فهي مجرد نقرة سريعة بزر الماوس الأيمن لاستعادتها.

إدارة الإخطارات

عندما تتم إضافتك إلى الكثير من المساحات ، قد يكون من السهل تفويت هذه الرسالة المهمة من فريقك. يمكنك تعيين إشعارات للرسائل عندما يتم ذكرك في مساحات محددة، أو تشغيل صوت للرسائل الجديدة.

البحث عن الرسائل أو الأشخاص أو المساحات

إذا كنت تبحث عن عبارة معينة، أو ربما كنت تعرف أن شخصا ما نشر ملفا مهما، فيمكنك البحث في المساحات التي انضممت إليها.

دع الأشخاص يعرفون أنك مشغول

عندما تحتاج إلى التركيز على شيء ما أو اجتماع قادم أو الرد على رسائل من فريقك، يمكنك تعيين حالتك للسماح للأشخاص بمعرفة أنك مشغول. لن تتلقى أي إشعارات للرسائل الجديدة.