Nu när du har ställt in Webex-appen, hur kan du använda den för att ta kontroll över ditt eget arbete och undvika att bli överbelastad med information?

Bli tillagd i team och utrymmen

I Webex-appensker ditt arbete i utrymmen, men först måste du läggas till i dem. Ditt företag kan automatiskt lägga till dig till vissa, där du kan komma igång direkt.

Din chef och dina projektledar kan sedan lägga till dig till andra affärskritiska projekt. Men tänk inte på att fråga om det finns andra utrymmen som du saknar. Skicka meddelanden eller tala med andra på din avdelning och projekt för att se vilka utrymmen de finns i. Det kan finnas ett utrymme för en kritisk produktlansering eller för ett team som bygga ut.

Delta i ett teamutrymme

Om du har lagts till i ett team har du åtkomst till alla utrymmen som ingår i det. Du behöver inte vänta på att någon annan ska lägga till dig i dem. Delta i ett teamutrymme och bläddra igenom listan över utrymmen för att se vad som händer med ditt team.

Lämna team och utrymmen som du inte behöver längre

Känner dig inte trygg med att stanna i team och utrymmen som du inte längre behöver. Du kan stanna kvar i ett utrymme bara för att få information, men du kan lämna ett utrymme för att minska listan över utrymmen som du är i. Om du har flyttat till ett nytt team och inte behöver vara i ditt gamla team längre kan du helt enkelt lämna teamet.

Byt namn på team och utrymmen

När team och utrymmen skapas använder personer namn för att ta del av vad som händer i dessa team och utrymmen. Men om kontexten har ändrats från planering till att utveckla ska du uppdatera utrymmets namn för att snabbt visa personer som uppdaterar. När du har ändrat namnet skapas en liten anteckning till utrymmet så att alla får kännedom om det. Ändra inte namnet på utrymmet för ofta, eftersom det kan försvåra för andra att hitta det.

Om du är moderator i ett team kan du uppdatera teamnamnet för att visa att teamets fokus har ändrats. Ta en titt på roller i team och utrymmen om du är osäker på om du är moderator eller inte.

Organisera meddelanden och utrymmen

Du kan komma ifatt dina utrymmen varje dag ibland. Det finns dock några fantastiska sätt att organisera dina meddelanden och utrymmen så att du kan lättare komma in i din dag.

När du läser dina meddelanden kanske du hittar de som du vill referera till senare, eller som behöver undersökas innan du svarar, flagga dem för framtida referens. När du upptäcker att du söker efter samma utrymme för att kontrollera varje dag kan du lägga till utrymmet i din favoritlista och sedan filtrera dina utrymmen så att du först kan läsa dina favoritutrymmen.

Vi vet alla hur enkelt det är för våra olästa utrymmen att ta över kontrollen. Det finns några fantastiska funktioner som kan ge oss hjälp med detta.

Förhandsgranska ett utrymme är ett sätt att ”förhandsgranska” ett utrymme utan att markera det som läst eller skicka ett läskvitto. Den finns i högerklicksmenyn för alla utrymmen i din utrymmeslista. Detta gör det möjligt för dig att se meddelanden i ett utrymme utan att göra dig känd, så du kan kontrollera om meddelandena är brådskande utan att behöva svara på det direkt.

Dölj mindre viktiga utrymmen är en funktion som är tillgänglig med högerklicksmenyn på dina utrymmen i utrymmeslistan. När du döljer ett utrymme flyttas det till ett "Dolt" utrymmesfilter, bort från listan över dina huvudutrymmen. Det här kan du göra i stora eller upptagna utrymmen där du inte är aktivt engagerade eller behöver känna till. Du kan när som helst nå dessa utrymmen genom att gå in i utrymmeslistfilter och välja "Dold". Om du vill ta tillbaka ett utrymme till listan över dina huvudutrymmen är det bara ett snabbt högerklicka för att återställa det.

Hantera meddelanden

Det är lätt att missa viktiga meddelanden från teamet om du har blivit tillagd i många utrymmen. Du kan ställa in aviseringar för meddelanden när du omnämns i specifika utrymmen eller spela upp ett ljud för nya meddelanden.

Hitta meddelanden, personer eller utrymmen

Om du letar efter en specifik fras, eller om du kanske vet att någon har publicerat en viktig fil, kan du söka igenom utrymmen som du har anslutit till.

Meddela andra att du är upptagen

När du behöver fokusera på något, ett kommande möte eller svara på meddelanden från ditt team kan du ange din status så att andra vet att du är upptagen. Du kommer inte att få några aviseringar om nya meddelanden.