Maintenant que vous avez configuré l'application Webex, comment pouvez-vous l'utiliser pour contrôler votre travail et éviter une surcharge d'informations ?

Faites-vous ajouter aux équipes et aux espaces

Dans l'application Webex, votre travail se déroule dans des espaces, mais vous devez d'abord y être ajoutée. Votre entreprise peut vous ajouter automatiquement à certaines d'entre elles, où vous pouvez commencer immédiatement.

Ensuite, votre responsable et vos chefs de projet peuvent vous ajouter à d'autres projets critiques pour l'entreprise. Mais n'ayez pas peur de demander s'il vous manque d'autres espaces. Envoyez des messages ou parlez à d'autres membres de votre service et de vos projets pour voir dans quels espaces ils se trouvent. Il y a peut-être de la place pour la sortie d'un produit critique ou pour une sortie de team building.

Rejoignez un espace d'équipe

Si vous avez été ajoutée à une équipe, vous avez accès à tous les espaces qu'elle contient. Vous n'avez pas besoin d'attendre que quelqu'un d'autre vous y ajoute. Rejoignez un espace d'équipe et parcourez la liste des espaces pour voir ce qui se passe dans votre équipe.

Quittez les équipes et les espaces dont vous n'avez plus besoin

Ne vous sentez pas obligée de rester dans des équipes et des espaces dont vous n'avez plus besoin. Vous pouvez rester dans un espace juste pour obtenir des informations, mais vous pouvez en laisser un pour réduire la liste des espaces dans lesquels vous vous trouvez. Si vous avez rejoint une nouvelle équipe et que vous n'avez plus besoin de faire partie de votre ancienne équipe, vous pouvez simplement la quitter.

Renommer les équipes et les espaces

Lorsque des équipes et des espaces sont créés, les utilisateurs utilisent des noms pour savoir ce qui se passe dans ces équipes et ces espaces. Mais si le contexte est passé de la planification à celui du développement, mettez à jour le nom de l'espace pour que les utilisateurs puissent le mettre à jour rapidement. Une fois que vous avez changé de nom, une petite note est ajoutée dans l'espace pour que tout le monde le sache. Assurez-vous simplement de ne pas changer le nom de votre espace trop souvent, sinon les gens ne pourront pas le trouver.

Si vous êtes modératrice d'une équipe, vous pouvez mettre à jour le nom de l'équipe pour montrer aux gens que l'objectif de l'équipe a changé. Si vous n'êtes pas sûre d'être modératrice, consultez les rôles dans les équipes et les espaces.

Organiser les messages et les espaces

Rattraper vos places chaque jour peut parfois être difficile. Cependant, il existe d'excellents moyens d'organiser vos messages et vos espaces, afin de faciliter votre journée.

Au fur et à mesure que vous lisez vos messages, vous pourriez en trouver des que vous voudriez consulter à nouveau plus tard, ou qui nécessitent que vous fassiez des recherches avant de répondre, ou que vous deviez les signaler pour référence ultérieure. Lorsque vous trouvez que vous recherchez le même espace à consulter chaque jour, vous pouvez l'ajouter à votre liste de favoris, puis filtrer vos espaces pour lire d'abord vos espaces préférés.

Nous savons tous à quel point il est facile de perdre le contrôle de nos espaces non lus. Certaines fonctionnalités intéressantes peuvent nous aider à cet égard.

Jeter un coup d'œil dans un espace est un moyen de « jeter un coup d'œil » dans un espace sans le marquer comme lu ni envoyer de reçu de lecture. Il est disponible dans le menu contextuel de n'importe quel espace de votre liste d'espaces. Cela vous permet de voir les messages dans un espace sans vous faire connaître. Vous pouvez donc vérifier s'ils sont urgents sans avoir à y répondre immédiatement.

Masquer les espaces les moins importants est une fonctionnalité disponible dans le menu contextuel de la liste des espaces. Le fait de masquer un espace le place dans un filtre d'espaces « cachés », loin de votre liste d'espaces principaux. C'est quelque chose que vous pourriez faire pour les espaces grands ou très fréquentés où vous n'êtes pas activement engagée ou que vous n'avez pas besoin de connaître. Ces espaces sont accessibles à tout moment en accédant aux filtres de la liste des espaces et en sélectionnant « Masqué ». Si vous voulez réintégrer un espace à votre liste d'espaces principale, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris pour le récupérer.

Gérer les notifications

Lorsque vous avez été ajoutée à de nombreux espaces, il est facile de passer à côté d'un message important de la part de votre équipe. Vous pouvez configurer des notifications pour les messages lorsque vous êtes mentionnée dans des espaces spécifiques, ou émettre un son pour les nouveaux messages.

Trouvez des messages, des personnes ou des espaces

Si vous recherchez une phrase en particulier, ou si vous savez que quelqu'un a publié un fichier important, vous pouvez effectuer une recherche dans les espaces que vous avez ajoutés.

Faites savoir aux gens que vous êtes occupée

Lorsque vous devez vous concentrer sur quelque chose, une réunion à venir ou répondre à des messages de votre équipe, vous pouvez définir votre statut pour que les gens sachent que vous êtes occupée. Vous ne recevrez aucune notification pour les nouveaux messages.