Application Webex Éviter toute | surcharge d’informations

Maintenant que vous avez installé l’application Webex, comment pouvez-vous l’utiliser pour prendre le contrôle de votre propre travail et éviter toute surcharge d’informations ?

Être ajouté(e) aux équipes et aux espaces

Dans l’application Webex, votre travail se déroule dans les espaces, mais vous devez d’abord y être ajouté. Votre entreprise peut vous ajouter automatiquement à certains endroits où vous pouvez commencer immédiatement.

Ensuite, votre responsable et vos chefs de projet peuvent vous ajouter à d’autres projets essentiels à votre entreprise. Mais ne craignez pas de demander s’il vous manque d’autres espaces. Envoyez des messages, ou parlez à d’autres personnes de votre service et de vos projets pour voir dans quels espaces ils se trouver. Il peut y avoir un espace pour une sortie de produit critique ou pour la sortie d’une équipe.

Rejoindre un espace d’équipe

Si vous avez été ajouté à une équipe, vous avez accès à tous les espaces qu’elle inclut. Vous n’avez pas besoin d’attendre que quelqu’un d’autre vous y ajoute. Rejoignez un espace d’équipe et parcourez la liste des espaces pour voir ce qui se passe avec votre équipe.

Quitter les équipes et les espaces dont vous n’avez plus besoin

Ne vous sentez pas obligé de rester dans des équipes et des espaces dont vous n’avez plus besoin. Vous pouvez rester dans un espace juste pour obtenir des informations, mais vous pouvez quitter un espace pour réduire la liste des espaces dans qui vous êtes. Si vous avez déplacé vers une nouvelle équipe et que vous n’avez plus besoin d’être dans votre ancienne équipe, vous pouvez simplement quitter l’équipe.

Renommer les équipes et les espaces

Lorsque des équipes et des espaces sont créés, les personnes utilisent des noms pour savoir ce qui se passe dans ces équipes et espaces. Mais, si le contexte a changé de la planification au développement, mettez à jour le nom de l’espace pour montrer cette mise à jour rapidement aux personnes. Après avoir changé le nom, une petite remarque est ajoutée dans l'espace pour informer toutes les personnes. Assurez-vous simplement de ne pas changer le nom de votre espace trop souvent ou les personnes ne pourront pas le trouver.

Si vous êtes le modérateur dans une équipe, vous pouvez modifier le nom de l'équipe pour montrer aux personnes que le focus de l'équipe a changé. Si vous n’êtes pas sûr si vous êtes un modérateur, consultez les rôles des équipes et des espaces.

Organiser les messages et les espaces

Le rattrapage de vos espaces chaque jour peut être difficile à certains moments. Cependant, il existe d’excellentes façons d’organiser vos messages et vos espaces, pour vous faciliter la journée.

Au cours de la lecture de vos messages, vous pouvez en trouver que vous voudrez référencer à nouveau plus tard, ou pour ceux que vous devez rechercher avant de répondre, les mettre en drapeau pour future référence. Lorsque vous recherchez le même espace que vous consultez chaque jour, vous pouvez ajouter l’espace à votre liste de favoris et filtrer vos espaces pour lire vos espaces favoris en premier.

Nous savons tous combien il est facile pour nos espaces non lus de ne plus prendre le contrôle. Il existe de grandes fonctionnalités qui peuvent nous apporter une aide.

Peek dans un espace est un moyen qui vous permet de « peek » dans un espace sans le marquer comme lu ou envoyer un accusé de lecture. Elle est disponible dans le menu déroulant sur n’importe quel espace de votre liste d’espaces. Ceci vous permet de lire les messages dans un espace sans vous faire connaître vous-même, pour vous permettre de vérifier si les messages sont urgents sans pression d’avoir à y répondre immédiatement.

Masquer les espaces moins importants est une fonctionnalité disponible avec le menu contextuel sur vos espaces dans la liste des espaces. Masquer un espace le déplace dans un filtre d’espaces « Masqués » , à l’écart de votre liste principale d’espaces. Ceci est quelque chose que vous pouvez faire pour les espaces grands ou occupés où vous n’êtes pas activement engagé ou que vous devez en savoir plus. Ces espaces sont accessibles à tout moment en allant dans les filtres de la liste des espaces et en sélectionnant « Masqués ». Si vous souhaitez ramener un espace à votre liste principale d’espaces, il suffit d’un clic droit rapide pour le récupérer.

Gérer les notifications

Lorsque vous avez été ajouté à beaucoup d'espaces, il est facile de manquer un message important de votre équipe. Vous pouvez configurer les notifications pour les messages lorsque vous êtes mentionné dans des espaces spécifiques, ou entendre un son lors de l'arrivée des nouveaux messages.

Rechercher des messages, des personnes ou des espaces

Si vous recherchez une phrase particulière, ou si vous savez que quelqu’un a posté un fichier important, vous pouvez effectuer une recherche dans les espaces que vous avez rejoints.

Faites savoir aux personnes que vous êtes occupé

Lorsque vous avez besoin de vous concentrer sur quelque chose, une réunion à venir ou répondre aux messages de votre équipe, vous pouvez régler votre statut pour faire savoir aux personnes que vous êtes occupé. Vous ne recevrez aucune notification pour l'arrivée de nouveaux messages.