Ora che ha configurato l'app Webex, come può usarla per avere il controllo del proprio lavoro ed evitare il sovraccarico di informazioni?

Si aggiunga a team e spazi

Nell'app Webex, il suo lavoro si svolge negli spazi, ma prima deve essere aggiunto a essi. La sua azienda può aggiungerla automaticamente ad alcuni, da cui può iniziare subito.

Successivamente, il suo manager e i responsabili di progetto possono aggiungerla ad altri progetti aziendali critici. Ma non abbia paura di chiedere se ci sono altri spazi che Le mancano. Invii messaggi o parli con gli altri membri del suo dipartimento e dei suoi progetti per vedere in quali spazi si trovano. Potrebbe esserci uno spazio per il rilascio di un prodotto critico o per una gita di team building.

Unirsi a uno spazio di squadra

Se è stato aggiunto a un team, ha accesso a tutti gli spazi inclusi. Non deve aspettare che qualcun altro La aggiunga a loro. Si unisca a uno spazio dedicato al team e sfogli l'elenco degli spazi per vedere cosa sta succedendo al suo team.

Lasci team e spazi che non Le servono più

Non si senta obbligato a stare in team e spazi che non Le servono più. Può rimanere in uno spazio solo per ottenere informazioni, ma può lasciare uno spazio per ridurre l'elenco degli spazi in cui si trova. Se è passato a un nuovo team e non ha più bisogno di far parte del suo vecchio team, può semplicemente lasciare il team.

Rinomina team e spazi

Quando vengono creati team e spazi, le persone usano i nomi per sapere cosa sta succedendo in quei team e spazi. Ma, se il contesto è cambiato dalla pianificazione allo sviluppo, aggiorna il nome dello spazio per mostrare rapidamente alle persone l'aggiornamento. Dopo aver cambiato il nome, viene aggiunta una piccola nota nello spazio per farlo sapere a tutti. Si assicuri solo di non cambiare il nome del suo spazio troppo spesso o le persone non saranno in grado di trovarlo.

Se è il moderatore di un team, può aggiornare il nome del team per mostrare alle persone che l'attenzione del team è cambiata. Se non è sicuro di essere un moderatore, controlli i ruoli in Teams e Spaces.

Organizzare messaggi e spazi

Raggiungere i suoi spazi ogni giorno può essere opprimente a volte. Tuttavia, ci sono alcuni ottimi modi per organizzare i suoi messaggi e i suoi spazi, in modo che possa iniziare meglio la sua giornata.

Mentre legge i suoi messaggi, potrebbe trovarne di cui vorrà fare nuovamente riferimento più tardi, o che necessitano di una ricerca prima di rispondere, contrassegnarli per riferimenti futuri. Quando scopre di cercare lo stesso spazio da controllare ogni giorno, può aggiungere lo spazio al suo elenco di preferiti e poi filtrare i suoi spazi per leggere prima i suoi spazi preferiti.

Sappiamo tutti quanto sia facile sfuggire al controllo dei nostri spazi non letti. Ci sono alcune ottime funzionalità che possono aiutarci in questo senso.

Sbirciare in uno spazio è un modo per «sbirciare» in uno spazio senza contrassegnarlo come letto o inviare una conferma di lettura. È disponibile nel menu di scelta rapida in qualsiasi spazio dell'elenco degli spazi. Ciò Le consente di vedere i messaggi in uno spazio senza farsi conoscere, così può verificare se i messaggi sono urgenti senza la pressione di dover rispondere subito.

Nascondere gli spazi meno importanti è una funzione disponibile con il menu di scelta rapida sui suoi spazi nell'elenco degli spazi. Nascondere uno spazio lo sposta in un filtro di spazi «nascosti», lontano dal suo elenco di spazi principale. Questo è qualcosa che potrebbe fare per spazi grandi o affollati in cui non è attivamente coinvolto o non ha bisogno di essere a conoscenza. È possibile accedere a questi spazi in qualsiasi momento accedendo ai filtri dell'elenco degli spazi e selezionando «Nascosto». Se desidera riportare uno spazio nel suo elenco principale degli spazi, è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse per recuperarlo.

Gestire le notifiche

Quando è stato aggiunto a molti spazi, può essere facile non notare quel messaggio importante del suo team. Può impostare notifiche per i messaggi quando viene menzionato in spazi specifici o riprodurre un suono per i nuovi messaggi.

Trova messaggi, persone o spazi

Se sta cercando una frase particolare, o forse sa che qualcuno ha pubblicato un file importante, può cercare tra gli spazi a cui si è iscritto.

Fa sapere alla gente che Lei è occupato

Quando deve concentrarsi su qualcosa, su una riunione imminente o rispondere ai messaggi del suo team, può impostare il suo stato per far sapere alle persone che è occupato. Non riceverà alcuna notifica per i nuovi messaggi.