Agora que você configurou o aplicativo Webex, como você pode usá-lo para controlar seu próprio trabalho e evitar a sobrecarga de informações?

Seja adicionado a equipes e espaços

No aplicativo Webex, seu trabalho acontece em espaços, mas primeiro você precisa ser adicionado a eles. Sua empresa pode adicioná-lo automaticamente a alguns, onde você pode começar imediatamente.

Em seguida, seu gerente e líderes de projeto podem adicioná-lo a outros projetos essenciais para os negócios. Mas não tenha medo de perguntar se há outros espaços que estão faltando. Envie mensagens ou fale com outras pessoas em seu departamento e projetos para ver em quais espaços elas estão. Pode haver um espaço para o lançamento de um produto crítico ou para um passeio de formação de equipe.

Participe de um espaço de equipe

Se você foi adicionado a uma equipe, você tem acesso a todos os espaços incluídos nela. Você não precisa esperar que outra pessoa o adicione a eles. Participe de um espaço de equipe e navegue pela lista de espaços para ver o que está acontecendo com sua equipe.

Deixe equipes e espaços que você não precisa mais

Não se sinta obrigado a permanecer em equipes e espaços que você não precisa mais. Você pode ficar em um espaço apenas para obter informações, mas pode deixar um espaço para reduzir a lista de espaços em que está. Se você se mudou para uma nova equipe e não precisa mais fazer parte da equipe antiga, pode simplesmente deixar a equipe.

Renomear equipes e espaços

Quando equipes e espaços são criados, as pessoas usam nomes para saber o que está acontecendo nessas equipes e espaços. Mas, se o contexto mudou de planejamento para desenvolvimento, atualize o nome do espaço para mostrar rapidamente às pessoas essa atualização. Depois de alterar o nome, uma pequena nota é adicionada ao espaço para que todos saibam. Apenas certifique-se de não alterar o nome do seu espaço com muita frequência ou as pessoas não conseguirão encontrá-lo.

Se você for o moderador de uma equipe, poderá atualizar o nome da equipe para mostrar às pessoas que o foco da equipe mudou. Se você não tem certeza se é moderador, confira as funções em equipes e espaços.

Organize mensagens e espaços

Às vezes, ocupar seus espaços todos os dias pode ser cansativo. No entanto, existem ótimas maneiras de organizar suas mensagens e espaços, para que você possa aproveitar seu dia com facilidade.

Ao ler suas mensagens, você pode encontrar aquelas que deseja referenciar novamente mais tarde ou que precisem pesquisar antes de responder, sinalizando-as para referência futura. Quando descobrir que está procurando o mesmo espaço para verificar todos os dias, você pode adicionar o espaço à sua lista de favoritos e depois filtrar seus espaços para ler seus espaços favoritos primeiro.

Todos nós sabemos como é fácil perder o controle de nossos espaços não lidos. Existem alguns recursos excelentes que podem nos ajudar com isso.

Espiar um espaço é uma forma de “espreitar” um espaço sem marcá-lo como lido ou enviar um recibo de leitura. Ele está disponível no menu do botão direito em qualquer espaço na sua lista de espaços. Isso permite que você veja as mensagens em um espaço sem se dar a conhecer, para que você possa verificar se as mensagens são urgentes sem a pressão de ter que responder imediatamente.

Ocultar espaços menos importantes é um recurso disponível com o menu do botão direito em seus espaços na lista de espaços. Ocultar um espaço o move para um filtro de espaços “ocultos”, longe da sua lista de espaços principais. Isso é algo que você pode fazer em espaços grandes ou movimentados, onde não está ativamente engajado ou não precisa conhecer. Esses espaços podem ser acessados a qualquer momento acessando os filtros da lista de espaços e selecionando “Oculto”. Se você quiser trazer de volta um espaço para sua lista de espaços principais, basta clicar com o botão direito do mouse para recuperá-lo.

Gerenciar notificações

Quando você é adicionado a muitos espaços, pode ser fácil perder aquela mensagem importante da sua equipe. Você pode definir notificações para mensagens quando for mencionado em espaços específicos ou reproduzir um som para novas mensagens.

Encontre mensagens, pessoas ou espaços

Se você estiver procurando por uma frase específica, ou talvez saiba que alguém publicou um arquivo importante, você pode pesquisar nos espaços em que ingressou.

Deixe as pessoas saberem que você está ocupado

Quando precisar se concentrar em algo, em uma reunião futura ou em responder a mensagens de sua equipe, você pode definir seu status para que as pessoas saibam que você está ocupado. Você não receberá nenhuma notificação de novas mensagens.