Nyní, když jste nastavili aplikaci Webex, jak ji můžete použít k získání kontroly nad vlastní prací a vyhnout se přetížení informacemi?

Přidejte se do týmů a prostorů

V aplikaci Webex se vaše práce odehrává v prostorách, ale nejprve se k nim musíte přidat. Vaše společnost vás může automaticky přidat k některým, kde můžete začít hned.

Dále vás váš manažer a vedoucí projektů mohou přidat k dalším kritickým obchodním projektům. Ale nebojte se zeptat, jestli vám chybí další místa. Posílejte zprávy nebo mluvte s ostatními ve vašem oddělení a projektech a zjistěte, v jakých prostorách se nacházejí. Může existovat prostor pro vydání kritického produktu nebo pro teambuildingový výlet.

Připojte se k týmovému prostoru

Pokud jste byli přidáni do týmu, máte přístup ke všem prostorům, které jsou v něm obsaženy. Nemusíte čekat, až vás k nim přidá někdo jiný. Připojte se k týmovému prostoru a procházejte seznamem prostorů, abyste zjistili, co se děje s vaším týmem.

Opusťte týmy a prostory, které už nepotřebujete

Necítíte se povinni zůstat v týmech a prostorách, které už nepotřebujete. Můžete zůstat v prostoru jen proto, abyste získali informace, ale můžete pon echat prostor, abyste zmenšili seznam prostorů, ve kterých se nacházíte. Pokud jste se přestěhovali do nového týmu a už nemusíte být ve svém starém týmu, můžete tým jednoduše opustit.

Přejmenování týmů a prostorů

Když jsou vytvořeny týmy a prostory, lidé používají jména, aby věděli, co se v těchto týmech a prostorách děje. Pokud se však kontext změnil z plánování na vývoj, aktualizujte název prostoru, abyste rychle zobrazili uživatelům, kteří aktualizují. Po změně názvu se do prostoru přidá malá poznámka, aby o tom všichni věděli. Jen se ujistěte, že název svého prostoru neměníte příliš často, jinak jej lidé nebudou moci najít.

Pokud jste moderátorem v týmu, můžete aktualizovat název týmu a ukázat lidem, že se zaměření týmu změnilo. Pokud si nejste jisti, zda jste moderátor, podívejte se na role v týmech a prostorách.

Uspořádání zpráv a mezer

Každý den dohánět své prostory může být občas ohromující. Existuje však několik skvělých způsobů, jak uspořádat zprávy a mezery, takže si můžete ulehčit svůj den.

Když čtete své zprávy, můžete najít ty, na které budete chtít později znovu odkazovat, nebo které potřebujete prozkoumat, než odpovíte, označ te je pro budoucí použití. Když zjistíte, že každý den hledáte stejné místo, které chcete zkontrolovat, můžete místo přidat do seznamu oblíbených položek a poté filtrovat mezery, abyste si nejprve přečetli svá oblíbená místa.

Všichni víme, jak snadné je, aby se naše nepřečtené mezery vymkly kontrole. Existuje několik skvělých funkcí, které nám s tím mohou pomoci.

Nahlédnout do prostoru je způsob, jak můžete „nahlédnout“ do prostoru, aniž byste jej označili jako přečtení nebo odeslali potvrzení o přečtení. Je k dispozici v nabídce pravým tlačítkem myši na libovolném místě v seznamu prostorů. To vám umožní zobrazit zprávy v prostoru, aniž byste se dali vědět, takže můžete zkontrolovat, zda jsou zprávy naléhavé, aniž byste museli okamžitě reagovat.

Skrýt méně důležité prostory je funkce, která je k dispozici v nabídce pravým tlačítkem myši na vaše prostory v seznamu prostorů. Skrytí prostoru jej přesune do filtru „Skrytých“ prostorů, mimo hlavní seznam prostorů. To je něco, co můžete udělat pro velké nebo rušné prostory, kde nejste aktivně zapojeni nebo o kterých potřebujete vědět. K těmto prostorům lze kdykoli přistupovat přechodem do filtrů seznamu prostorů a výběrem možnosti „Skryté“. Pokud chcete vrátit prostor zpět do seznamu hlavních prostorů, stačí jej obnovit kliknutím pravým tlačítkem myši.

Správa oznámení

Když jste byli přidáni do mnoha míst, může být snadné přehlédnout důležitou zprávu od vašeho týmu. Můžete nastavit oznámení pro zprávy, pokud jste zmíněni v konkrétních prostorech, nebo přehrávat zvuk pro nové zprávy.

Vyhledání zpráv, lidí nebo mezer

Pokud hledáte konkrétní frázi, nebo možná víte, že někdo zveřejnil důležitý soubor, můžete pro hledat mezery, ke kterým jste se připojili.

Dejte lidem vědět, že jste zaneprázdněni

Když se potřebujete soustředit na něco, na nadcházející schůzku nebo odpovídat na zprávy od vašeho týmu, můžete nastavit svůj stav tak, aby lidé věděli, že jste zaneprázdněni. Nebudete dostávat žádná oznámení o nových zprávách.