Met Hotdesking kan uw organisatie de kantoorruimte optimaal benutten. Mensen die gedeelde werkplekken gebruiken, kunnen zich aanmelden en een gedeelde telefoon voor hun werkdag boeken.

Gebruikers kunnen hun Webex-account gebruiken om zich aan te melden bij een werkplektelefoon, via de Webex-app of een webbrowser op hun mobiele apparaat.

In Control Hub kunt u hotdesking beheren door:

  • Hotdesking inschakelen voor gedeelde telefoons
  • Hotdeskingprofielen van gebruikers configureren
  • Boekingen van gebruikers beheren

Hotdesking inschakelen voor uw telefoon

Op de telefoons waarop de functie Hotdesking is ingeschakeld, wordt een QR-code weergegeven op het scherm. De gebruiker kan zich aanmelden door de QR-code te scannen en het apparaat te boeken om te gebruiken als persoonlijke telefoon.

Nadat de gebruiker zich heeft aangemeld en het apparaat heeft geboekt, wordt de telefoon opnieuw ingericht met zijn eigen telefoonlijstnummer (DN). Indien geconfigureerd worden de Webex-agenda en gespreksgeschiedenis van de gebruiker ook geladen op de telefoon. Als de gebruiker niet is aangemeld, kan hij of zij nog steeds de DN van de werkplek gebruiken om gesprekken te starten en te beantwoorden.

Wanneer de boekingsduur eindigt, wordt de gebruiker automatisch afgemeld en wordt de telefoon weer ingericht op het werkplekapparaat zodat anderen kunnen boeken. De gebruiker kan de boeking echter ook eerder beëindigen door zich handmatig af te melden via de telefoon of via de mobiele of desktopversie van de Webex-app. Na het afmelden worden alle gebruikersgegevens gewist.

Als er een actief gesprek op de telefoon is wanneer de boekingsduur verloopt, wordt automatisch afgemeld tot het gesprek is beëindigd. Herinner uw gebruikers eraan dat ze alle gesprekken moeten beëindigen voordat ze vertrekken. Ze kunnen zich niet afmelden via de Webex-app wanneer de telefoon in gesprek is.

Volg deze stappen om de functie Hotdesking in te schakelen op een werkplektelefoon:

Voordat u begint

Uw telefoon is geregistreerd bij Webex Calling als een gedeeld apparaat in een werkruimte. Zie Een telefoon toevoegen aan een nieuwe werkplek voor de instructies.

1

Ga vanuit de klantweergave in Control Hub naar Beheer > Werkplekken.

2

Zoek uw telefoon en klik erop om de instellingen te openen.

3

Kies op het tabblad Plannen de optie Hotdesking als planningsoptie.

4

Klik op Opslaan.

Het hotdeskingprofiel voor gebruikers configureren

Standaard wordt de primaire lijn van de gebruiker gebruikt voor hotdesking. U kunt meer lijnen toevoegen die de gebruiker kan gebruiken op een gedeelde telefoon.

1

Ga vanuit de klantweergave in Control Hub naar Beheer > Gebruikers en selecteer vervolgens de gebruiker.

2

Selecteer Hotdesking in het gedeelte Toestemmingen tussen gebruikers op het tabblad Bellen.

3

Klik op Lijnen configureren.

4

Klik het pluspictogram op lijn 2 en kies het gewenste telefoonnummer dat u wilt toevoegen.

De primaire lijn van de gebruiker neemt standaard Lijn 1. Als u zowel lijn 1 als lijn 2 als primaire lijnen moet instellen, klikt u op het pluspictogram lijn 1.
5

Herhaal stap 4 om meer lijnen toe te voegen.

6

Klik op Opslaan.

Boekingen van gebruikers beheren

Als een werkplektelefoon is geboekt, kunt u de boeking wijzigen of beëindigen in Control Hub.

1

Ga vanuit de klantweergave in Control Hub naar Beheer > Werkplekken en selecteer vervolgens uw werkruimte.

2

Bewerk in het gedeelte Realtime gebruiksstatistieken het boekingsbereik of beëindig de sessie indien nodig.

  • Als u de boeking wilt wijzigen, klikt u op de knop Meer Pictogram voor de knop Meer naast de boekingstijd en klikt u op Eindtijd van boeking wijzigen. Bewerk vervolgens de eindtijd en sla de wijziging op.
  • Als u de boeking wilt beëindigen, klikt u op Hotdesking beëindigen en bevestigt u de actie in het opdrachtvenster.