Konfigurer en bruker som en lederassistent

1

Logg på Kontrollhubog gå til Administrasjon > Brukere.

2

Velg en bruker og klikk på fanen Anrop.

3

Gå til seksjonen Tillatelser mellom brukere og velg Executive/Executive assistent.

4

Slå på veksleknappen og velg alternativet Assistent.

Hvis en bruker, som er en lederassistent, er tilordnet en leder, vises listen over ledere med telefonnummer, internnummer og påmeldingsstatus.

Hvis du er lokasjonsadministrator, vises bare lederne som gjelder dine tildelte lokasjoner.

Som standard er den ledende assistenten valgt inn. Hvis du ikke vil at en administrasjonsassistent skal håndtere lederens samtaler, fjerner du merket for den aktuelle avmerkingsboksen for påmelding.

5

For å videresende anropene fra den ledende assistenten til et annet mål, merk av i boksen Videresend filtrerte anrop og skriv inn telefonnummeret i feltet Angi telefonnummer.

6

Klikk på Lagre.

Konfigurer en bruker som leder

1

Logg på Kontrollhubog gå til Administrasjon > Brukere.

2

Velg en bruker og klikk på fanen Anrop.

3

Gå til seksjonen Tillatelser mellom brukere og velg Executive/Executive assistent.

4

Slå på veksleknappen og velg alternativet Leder.

5

Søk etter og velg brukerne som skal legges til som administrasjonsassistenter for denne brukeren.

Hvis du er lokasjonsadministrator, kan du som lederassistent bare legge til brukere fra dine tildelte lokasjoner.

De ekstra administrasjonsassistentene vises med telefonnummer, internnummer og påmeldingsstatus. Du kan slette de tillagte administrasjonsassistentene ved å bruke et Slett-knapp representert av et søppelbøtteikon -ikon eller alternativet Fjern alle.

6

Filtrer anrop sendt til administrasjonsassistenten: Slå på Samtalefiltrering og velg hvilken type samtaler du vil sende til administrasjonsassistenten fra følgende alternativer.

  • Alle eksterne anrop– Velg dette alternativet for å sende alle eksterne anrop til administrasjonsassistenten.

  • Alle interne anrop– Velg dette alternativet for å sende alle interne anrop til administrasjonsassistenten.

  • Alle anrop– Velg dette alternativet for å sende både interne og eksterne anrop til administrasjonsassistenten.

  • Tilpasset anropsfilter– Velg dette alternativet for å sikre at bare bestemte anrop blir omdirigert til administrasjonsassistenten. Hvis dette er valgt, klikker du på Legg til nytt filter for å sette opp et egendefinert anropsfilter ved hjelp av følgende parametere.

    • Filternavn– Skriv inn filternavnet.

    • Når– Velg den forhåndsdefinerte tidsplanen fra rullegardinlisten.

    • Anrop fra– Velg anropene fra Ethvert telefonnummer, Ethvert internt, Ethvert eksternteller Velg telefonnumre som du vil sende til assistenten. Hvis du velger Velg telefonnumre, skriver du inn tilleggsdetaljene.

    • Filtrer eller Ikke filtrer– Velg å filtrere eller ikke filtrere anropene som passer innenfor disse parameterne.

Brukeren kan også bruke følgende funksjonstilgangskoder (FAC) – koder for å kontrollere bestemte funksjoner – for å aktivere eller deaktivere alternativene for samtalefiltrering du har konfigurert.

  • Aktiver samtalefiltrering (executive) - #61

  • Deaktiver samtalefiltrering (leder) - #62

7

Aktiver anropsvarsler til flere steder: Slå på Plassering for å ringe og velg Varslingstype fra rullegardinlisten.

  • Stille

  • Ringsprut

Når du aktiverer Plassering for å ringe, varsles brukerens primære nummer som standard.

Du kan velge de ekstra stedene du vil varsle:

  • Sted for kontakt med enkeltnummer (Office Anywhere)– Telefonnummeret som er angitt i innstillingene for kontakt med enkeltnummer.

  • Mobilplassering– Telefonnummeret som er angitt i mobilitetsinnstillingene.

  • Steder for delt samtalevisning– Enhetene der delt samtalevisning er konfigurert.

8

Konfigurer ringealternativer: Velg ett av følgende Varslingsmodus:

  • Samtidig– Hvis du velger dette alternativet, ringer alle telefonene til den ledende assistenten som er lagt til samtidig. Hvem som helst kan velge å ringe.

  • Sekvensiell– Hvis du velger dette alternativet, ringer det til assistentens telefon i den rekkefølgen de vises i assistenttabellen. Samtalen går til den første administrasjonsassistenten og deretter til den andre.

9

Viderekoble ubesvarte anrop: Velg et av følgende alternativer hvis anropet ikke blir besvart:

  • Send til talepost– Velg dette alternativet for å sende en talepost til den ansvarlige.

  • Videresend– Velg dette alternativet og skriv inn nummeret som anropene skal videresendes til.

  • Gjør ingenting– Velg dette alternativet hvis det ikke skal gjøres noe.

Du kan angi tiden (i sekunder) det skal gå før ubesvarte anrop viderekobles.

Hvis sekvensiell varslingsmodus er valgt, kan du angi antall ring før anropene omdirigeres til assistentene på en sekvensiell måte.
10

Konfigurer nummerpresentasjon: Velg anrops-ID navn og nummer som skal vises på telefon for lederassistenten for innkommende anrop på lederlinjen.

11

Klikk på Lagre.

Ledere og administrasjonsassistenter må ha telefonnumre, ikke bare internnumre, tildelt dem.Du kan konfigurere antall assistenter. Assistenter kan konfigureres for en rekke ledere. Uavhengig av antall assistenter, kan du bare foreta et antall samtidige samtaler på vegne av en leder om gangen.

En bruker (leder) kan også legge til lederassistenter, filtrere samtaler, sette opp ringealternativer og anrops-ID på egenhånd i brukerportalen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Konfigurer og administrer ledertjenesten din. Eventuelle endringer som brukeren gjør i disse innstillingene, gjenspeiles både i brukerportalen og kontrollhuben.

Når lederen svarer på anropet, mottar alle lederassistentene CallReleasedEvent med indikasjonen completedElsewhere. Når en av de øverste assistentene svarer på anropet, mottar alle de andre øverste assistentene CallReleasedEvent med indikasjonen completedElsewhere.

Alternativ for innstilling av delt linje

Delt linjeopptreden kan brukes sammen med ledertjenesten når brukerne er innenfor samme sted. Konfigurering av delt linjeutseende med ledertjenesten gjør det enklere å bruke funksjonen. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du konfigurerer utseendet til delte linjer, kan du se Legge til og endre rekkefølgen på linjer for en MPP-telefon.