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Gérer les heures d'ouverture

Configurez les heures d'ouverture pour Webex Contact Center

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Les heures d'ouverture dans Webex Contact Center permettent une gestion centralisée des heures de travail, des jours fériés et des heures d'urgence pour un centre de contact.

Vous pouvez planifier à l'avance les heures de travail et de fermeture du centre de contact, et prendre des mesures d'urgence en cas de problème. Les heures de bureau comprennent les heures de travail, les congés et les remplacements avec des fonctionnalités récurrentes qui se répètent automatiquement en fonction de modèles quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou annuels. La configuration des heures de travail peut éventuellement faire référence à des listes de jours fériés et à des remplacements. Une fois que vous avez défini les heures de travail, celles-ci font référence à des flux pour un comportement de routage approprié, ce qui vous permet d'effectuer une planification rationalisée.

Gérer les heures de travail

Vous pouvez configurer les heures de travail pour définir un ou plusieurs quarts de travail. Un quart de travail est une durée que vous devez identifier pour le fonctionnement d'un centre de contact spécifique. Utilisez les quarts de travail pour définir les heures normales de travail, les heures de pointe ou les heures creuses en fonction des besoins de votre entreprise. Les heures de travail servent de base que les listes de vacances et les remplacements peuvent modifier en cas de besoin.

Vous pouvez configurer les heures de travail pour définir un ou plusieurs quarts de travail. Un quart de travail est une durée que vous devez identifier pour le fonctionnement d'un centre de contact spécifique. Utilisez un quart de travail pour définir les heures normales de travail, les heures de pointe, les heures creuses en fonction des besoins de votre entreprise.

Créer des heures de travail

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Connectez-vous au Control Hub.

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Accédez à Services > centre d'appels .

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Dans le volet de navigation du centre de contact, sélectionnez Expérience client > heures d'ouverture.

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Dans la section Heures de travail, cliquez sur Créer de nouvelles heures de travail.

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Dans Paramètres généraux, entrez un nom et une description des heures de travail.

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Choisissez les détails du fuseau horaire dans la liste déroulante.

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Dans Définir les heures de travail, sélectionnez Ajouter un quart de travail. Vous pouvez ajouter des quarts de travail pour chaque jour de la semaine ou pour des jours spécifiques. Vous pouvez créer un ou plusieurs quarts de travail dans une journée.

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Dans la fenêtre contextuelle Ajouter un quart de travail , indiquez un nom approprié pour le quart de travail en fonction des besoins de votre entreprise.

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Tous les jours de la semaine sont sélectionnés par défaut. Si vous devez définir des heures de travail pour des jours spécifiques, cochez la case en fonction des jours où vous souhaitez appliquer les heures de travail.

  • Vous ne pouvez pas créer de quarts de travail avec des plages de temps qui se chevauchent. Dans ce cas, une notification d'erreur vous informe que vous devez ajuster la date et l'heure.

  • Vous pouvez créer plusieurs quarts de travail pour une seule journée sans le chevauchement de la durée.

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Choisissez l'heure de début et de fin. Vous ne pouvez appliquer qu'une seule plage horaire lorsque vous sélectionnez plusieurs jours d'un quart de travail.

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Cliquez sur Enregistrer. Les détails du quart de travail sont visibles dans la section Définir les heures de travail.

  • Pour modifier un quart de travail, cliquez sur son nom. La fenêtre contextuelle Ajouter un quart de travail s'ouvre. Modifiez les détails et cliquez sur Enregistrer.

  • Pour supprimer un quart de travail, cliquez sur son nom. La fenêtre contextuelle Ajouter un quart de travail s'ouvre. Cliquez sur Supprimer le quart de travail.

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Dans Paramètres supplémentaires, choisissez une liste de jours fériés dans la liste déroulante, si elle est disponible. Cette option est facultative et disponible uniquement si une liste de jours fériés est créée en fonction des besoins de l'entreprise. Pour créer des listes de jours fériés, voir Créer une liste de jours fériés.

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Choisissez un remplacement dans la liste déroulante. Le remplacement que vous créez est disponible ici pour des fuseaux horaires spécifiques. Seuls les remplacements correspondant au fuseau horaire des heures de travail sont applicables. Pour créer des remplacements, voir Créer un remplacement.

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Cliquez sur Créer. Les nouvelles heures de travail sont disponibles sur la page Heures de travail.

Les étapes suivantes

  • Après avoir créé des heures de travail et ajouté des quarts de travail, vous pouvez créer des listes de jours fériés et les appliquer aux heures de travail. Pour plus d'informations, voir Créer une liste de jours fériés.

  • Vous pouvez créer et appliquer des remplacements aux heures de travail. Pour plus d'informations, voir Créer un remplacement.

  • Pour la gestion des quarts de travail, voir Gérer les heures d'ouverture.

  • En dehors des heures de bureau, vous pouvez configurer l'activité des heures d'ouverture afin de diffuser un message approprié afin d'informer les clients de la prochaine disponibilité des agents.

Gérer les listes de jours fériés

Les listes de jours fériés vous permettent de définir des jours chômés qui se répètent automatiquement en fonction des modèles que vous avez définis. Au lieu de créer des congés individuels l'un après l'autre, vous pouvez maintenant les définir pour qu'ils se reproduisent, comme chaque premier lundi du mois ou chaque 25 décembre. Vous pouvez définir des modèles de récurrence, notamment des planifications quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou annuelles pour automatiser la planification de vos congés.

Flexibilité de la durée : contrairement aux systèmes de planification traditionnels, la durée initiale d'une liste de jours fériés n'a pas besoin de correspondre au jour ou au mois de récurrence. Il n'est pas nécessaire que la récurrence se produise le même jour de la semaine ou du même mois que la durée initiale. Par exemple, si une liste de jours fériés est initialement définie du 3 au 4 février (48 heures) et que la récurrence est définie pour le 10e jour de chaque mois, la liste de jours fériés se reproduira le 10 de chaque mois pendant 48 heures sans qu'il soit nécessaire d'ajuster la durée initiale.

Gestion de fin de mois : si la récurrence est définie sur le 29e, le 30e ou le 31e jour du mois, le système applique le jour férié le dernier jour de chaque mois. L'interface utilisateur émet un avertissement lorsque cela se produit.

Classement par priorité : lorsque les listes de jours fériés ont des dates qui se chevauchent, vous pouvez résoudre les conflits en les classant. Il suffit de glisser-déposer des éléments pour définir leur ordre de priorité : les éléments les mieux classés ont priorité sur les éléments moins bien classés.

Interactions de priorité le jour même : les flux exploitent les heures d'ouverture au moment de l'exécution, de sorte que lorsqu'il y a des listes de jours fériés conflictuelles ou des remplacements le même jour, l'élément prioritaire est prioritaire. Par exemple :

  • La priorité #1 de la liste des jours fériés est définie pour 2:00 PM - 4:00 PM

  • La priorité #2 de la liste des jours fériés est définie pour toute la journée

  • La priorité #2 sera active à partir de 12:00 AM - 1:59 AM

  • La priorité #1 remplacera la priorité #2 de 2:00 PM - 4:00 PM

  • La priorité #2 reprendra de 4:01 PM - 11:59 PM

Ce système de priorité garantit que des modifications d'horaire plus spécifiques ou critiques peuvent remplacer des règles de planification plus larges pendant des périodes qui se chevauchent.

Créer une liste de jours fériés

Définissez les jours chômés avec des modèles de récurrence quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou annuels, tels que les fenêtres de maintenance ou les congés annuels de l'entreprise.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Accédez à Services > centre d'appels .

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Dans le volet de navigation du centre de contact, sélectionnez Expérience client > heures d'ouverture.

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Dans la section Listes de jours fériés, cliquez sur Créer de nouveaux jours fériés.

5

Dans Paramètres généraux, saisissez un nom et une description de la liste des jours fériés.

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Dans les listes de jours fériés, cliquez sur Ajouter un nouveau jour férié pour ajouter un jour férié. Vous pouvez saisir des détails pour la ligne.

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Donnez un nom au jour férié.

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Sélectionnez la durée en sélectionnant la plage de dates de début et de fin de la durée. Plage temporelle des heures de début et de fin.

  • Si vous sélectionnez Toute la journée si le jour férié s'applique à toute la journée, et la plage d'heures ne sera pas applicable.
  • Pour la récurrence, choisissez l'une des options suivantes :
    1. Tous les jours : se répète tous les jours ou tous les X jours
    2. Hebdomadaire : répétition hebdomadaire certains jours de la semaine.
    3. Mensuel : Répète mensuellement par date ou par jour la position
    4. Annuel : Répète annuellement à la même date
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Cliquez sur Créer pour créer la liste des jours fériés.

Les étapes suivantes

Pour gérer les listes de jours fériés, voir Gérer les heures d'ouverture.

Gérer les remplacements

Les remplacements définissent des exceptions à vos quarts de travail ou heures de travail normaux qui peuvent également se répéter automatiquement. Utilisez des remplacements pour des situations telles que la fermeture anticipée tous les vendredis, la prolongation des heures pendant les saisons de pointe ou les changements d'horaire d'urgence. Configurez des modèles récurrents (quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel) pour automatiser les exceptions de planification sans configuration manuelle.

Flexibilité de la durée : contrairement aux systèmes de planification traditionnels, la durée initiale d'un remplacement n'a pas besoin de correspondre au jour ou au mois de récurrence. Il n'est pas nécessaire que la récurrence se produise le même jour de la semaine ou du même mois que la durée initiale. Par exemple, si une annulation est initialement définie du 3 février (mardi) au 4 février (mercredi) et que la récurrence est définie tous les vendredis, le remplacement se reproduira tous les vendredis pendant 48 heures sans modifier le jour de début initial.

Gestion de fin de mois : si la récurrence est définie sur le 29e, le 30e ou le 31e jour du mois, le système applique la suppression le dernier jour de chaque mois. L'interface utilisateur émet un avertissement lorsque cela se produit.

Classement par priorité : lorsque des remplacements ont des dates qui se chevauchent, vous pouvez résoudre les conflits en les classant. Il suffit de glisser-déposer des éléments pour définir leur ordre de priorité : les éléments les mieux classés ont priorité sur les éléments moins bien classés.

Interactions de priorité le jour même : les flux exploitent les heures d'ouverture au moment de l'exécution, de sorte que lorsqu'il y a des remplacements conflictuels le même jour, l'élément de priorité la plus élevée est prioritaire. Par exemple :

  • Override Priority #1 est défini pour 2:00 PM - 4:00 PM

  • Override Priority #2 est défini pour toute la journée

  • La priorité #2 sera active à partir de 12:00 AM - 1:59 PM

  • La priorité #1 remplacera la priorité #2 de 2:00 PM - 4:00 PM

  • La priorité #2 reprendra de 4:01 PM - 11:59 PM

Ce système de priorité garantit que des modifications d'horaire plus spécifiques ou critiques peuvent remplacer des règles de planification plus larges pendant des périodes qui se chevauchent.

Créer un remplacement

Créez des exceptions d'horaire avec une récurrence quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, telle que des fermetures anticipées, des heures d'ouverture prolongées ou des changements urgents.

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Connectez-vous au Control Hub.

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Accédez à Services > centre d'appels .

3

Dans le volet de navigation du centre de contact, sélectionnez Expérience client > heures d'ouverture.

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Dans la section Remplacements, cliquez sur Créer des remplacements.

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Dans Paramètres généraux, entrez un nom et une description du remplacement.

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Choisissez les détails du fuseau horaire dans la liste déroulante.

Lors de la création d'un remplacement, vérifiez que le remplacement et l'heure professionnelle sont dans le même fuseau horaire. Vous ne pouvez pas modifier le fuseau horaire après l'avoir sélectionné.

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Dans Remplacements, cliquez sur Ajouter un nouveau remplacement. Saisissez les détails de remplacement dans la nouvelle ligne.

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Sélectionnez la durée en sélectionnant la plage de dates de début et de fin de la durée. Plage temporelle des heures de début et de fin.

  • Si vous sélectionnez Toute la journée, le remplacement s'applique à toute la journée et que la plage horaire ne sera pas applicable.
  • Pour la récurrence, choisissez l'un des opitons disponibles suivants :
    1. Tous les jours - Répétition tous les jours ou tous les X jours

    2. Hebdomadaire  : se répète chaque semaine certains jours de la semaine.

    3. Mensuel - Répète mensuellement par date ou par position de jour

    4. Annuel- Répète annuellement à la même date

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Basculez l'état sur actif ou inactif selon le moment où vous souhaitez appliquer le remplacement.

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Cochez la case pour enregistrer la suppression.

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Cliquez sur Créer pour créer le remplacement.

Les étapes suivantes

Gérer les heures d'ouverture

Vous pouvez afficher et gérer les entités d'heures d'ouverture telles que les heures de travail, les listes de jours fériés et les remplacements dans les sections respectives. Vous pouvez rechercher des heures de travail, des listes de jours fériés et des remplacements spécifiques dans la liste des entrées. Lorsque vous modifiez une entité d'heures ouvrées, il y a un impact sur les entités et les flux associés.

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Connectez-vous au Control Hub.

2

Accédez à Services > centre d'appels .

3

Dans le volet de navigation du centre de contact, sélectionnez Expérience client > heures d'ouverture.

4

Accédez à Heures de travail,Listes de jours fériés ou Remplacer, selon vos besoins.

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Dans le champ de recherche, saisissez le nom de l'entrée. Les résultats de la recherche apparaissent en fonction des entrées.

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Dans le filtre, utilisez la case à cocher pour sélectionner le fuseau horaire. Les résultats de la recherche s'affichent en fonction de la sélection.

  • Vous ne pouvez pas utiliser de filtre pour les listes de jours fériés.

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Pour trier les entrées par ordre croissant et décroissant, cliquez sur les sections d'en-tête Nom, Fuseau horaire ou Dernière modification . Triez les entrées en plusieurs clics.

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Choisissez une entrée à ouvrir et à modifier.

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Modifiez les champs et cliquez sur Enregistrer.

  • Dans Paramètres généraux > référencé par, cliquez sur Liste de références pour afficher la liste des entités associées. Vous pouvez également exporter cette liste en tant que fichier .CSV.

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Pour supprimer une liste d'heures de travail, de jours fériés ou de remplacement sur la page détaillée de l'entrée, cliquez sur l'icône de suppression sur le côté droit de la page.

  • Si des heures de travail sont associées à d'autres entités, vous ne pouvez pas les supprimer. Supprimez les références à toutes les entités associées et réessayez.

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Pour supprimer une entrée d'une liste de jours fériés ou pour la remplacer, cliquez sur l'icône de suppression sur le côté droit de la ligne.

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Une fenêtre contextuelle affiche un message pour confirmer la suppression. Cliquez sur Supprimer.

  • Lors de la suppression, si la liste des jours fériés est associée à d'autres entités, le système supprime toutes les références aux entités associées.

  • Lors de la suppression, si les remplacements sont associés à d'autres entités, le système supprime toutes les références aux entités associées.

Les étapes suivantes

  • Pour accéder aux heures de travail, aux listes de jours fériés et aux remplacements dans votre flux et gérer votre comportement de routage spécifique à votre entreprise, consultez l'article Concepteur de flux.

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