Configurer un utilisateur en tant qu’assistant de direction

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Connectez-vous à Control Hub, puis allez à Gestion > Utilisateurs.

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Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur l’onglet Appel.

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Allez dans la section Autorisations inter-utilisateurs et sélectionnez Cadre de direction/Assistant de direction.

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Activez le bouton à bascule et choisissez l'option Assistant de direction.

Si un utilisateur, qui est un assistant de direction, est affecté à un cadre de direction, la liste des cadres de direction s'affiche avec leur numéro de téléphone, leur poste et leur statut d'opt-in.


 

Si vous êtes un administrateur d’emplacement, seuls les cadres relatifs aux emplacements qui vous ont été attribués s’affichent.

Par défaut, l'assistant de direction est sélectionné. Si vous ne souhaitez pas qu’un assistant de direction gère les appels du cadre de direction, décochez la case d’acceptation correspondante.

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Pour transférer les appels de l'assistant de direction vers une autre destination, cochez la case Transférer les appels filtrés et saisissez le numéro de téléphone dans le champ Définir le numéro de téléphone.

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Cliquez sur Enregistrer.

Configurer un utilisateur comme cadre de direction

1

Connectez-vous à Control Hub, puis allez à Gestion > Utilisateurs.

2

Sélectionnez un utilisateur et cliquez sur l’onglet Appel.

3

Allez dans la section Autorisations inter-utilisateurs et sélectionnez Cadre de direction/Assistant de direction.

4

Activez le commutateur et choisissez l'option Cadre de direction.

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Recherchez et sélectionnez les utilisateurs à ajouter en tant qu’assistants de direction à cet utilisateur.


 

Si vous êtes un administrateur d’emplacement, vous pouvez ajouter des utilisateurs uniquement à partir des emplacements qui vous ont été attribués en tant qu’assistant de direction.

Les assistants de direction ajoutés apparaissent avec leur numéro de téléphone, leur numéro de poste et leur statut d'opt-in. Vous pouvez supprimer les assistants de direction ajoutés à l'aide d'une icône ou de l'option Supprimer tout.

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Filtrer les appels envoyés à l'assistant de direction : Activez le bouton à bascule Filtrage des appels et sélectionnez le type d'appels que vous souhaitez passer à l'assistant de direction à partir des options suivantes.

  • Tous les appels externes—Choisissez cette option pour envoyer tous les appels externes à l'assistant de direction.

  • Tous les appels internes—Choisissez cette option pour envoyer tous les appels internes à l'assistant de direction.

  • Tous les appels—Choisissez cette option pour envoyer les appels internes et externes à l'assistant de direction.

  • Filtre d'appel personnalisé—Choisissez cette option pour vous assurer que seuls les appels spécifiques sont redirigés vers l'assistant de direction. Si cette option est sélectionnée, cliquez sur Add New Filter pour configurer un filtre d'appel personnalisé en utilisant les paramètres suivants.

    • Nom du filtre—Saisissez le nom du filtre.

    • Quand—Sélectionnez votre programmation prédéfinie dans la liste déroulante.

    • Appels à partir de—Sélectionnez les appels à partir de N° de téléphone, N° interne, N° externe, ou Sélectionner les numéros de téléphone que vous souhaitez rendre à l'assistant de direction. Si vous choisissez Sélectionner les numéros de téléphone, saisissez les informations supplémentaires.

    • Filtrer ou Ne pas filtrer—Choisissez de filtrer ou de ne pas filtrer les appels qui correspondent à ces paramètres.


 

L'utilisateur peut également utiliser les codes d'accès aux fonctionnalités (FAC) suivants—codes pour contrôler certaines fonctionnalités—pour activer ou désactiver les options de filtrage d'appel que vous avez configurées.

  • Activer le filtrage des appels (cadre de direction) - #61

  • Désactiver le filtrage des appels (cadre de direction) - #62

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Activer les notifications d’appel vers d’autres emplacements : Activez Emplacement À Appeler et choisissez le Type d'alerte dans la liste déroulante.

  • Silencieux

  • Sonnerie Splash

Lorsque vous activez Location To Ring, le numéro principal de l’utilisateur est alerté par défaut.

Vous pouvez choisir les emplacements supplémentaires que vous souhaitez alerter :

  • Emplacement de numéro d’appel unique (Office Anywhere)–Le numéro de téléphone spécifié dans les paramètres de numéro d’appel unique.

  • Emplacement mobile—Le numéro de téléphone spécifié dans les paramètres de mobilité.

  • Emplacements de l'apparence des appels partagés–Les périphériques sur lesquels l'apparence des appels partagés est configurée.

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Configurer les options de sonnerie : Choisissez l'un des modes d'alerte suivants :

  • Simultané—La sélection de cette option fait sonner tous les téléphones d'assistant de direction ajoutés en même temps. N'importe qui peut prendre l'appel.

  • Séquentiel—La sélection de cette option fait sonner le téléphone de l'assistant de direction dans l'ordre dans lequel il apparaît dans le tableau des assistants de direction. L'appel est transmis au premier assistant de direction, puis au second.

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Renvoyer les appels sans réponse : Choisissez l'une des options suivantes si l'appel est sans réponse :

  • Envoyer vers la messagerie vocale—Sélectionnez cette option pour envoyer une messagerie vocale au cadre de direction.

  • Transférer—Sélectionnez cette option et saisissez le numéro vers lequel les appels doivent être transférés.

  • Ne rien faire—Sélectionnez cette option si aucune action ne doit être prise.

Vous pouvez spécifier la durée (en secondes) après laquelle les appels sans réponse doivent être transférés.

Si le mode d'alerte séquentielle est sélectionné, vous pouvez définir le nombre de sonneries avant que les appels ne soient redirigés vers les assistants de manière séquentielle.
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Configurer l’ID de l’appelant : Sélectionnez l'ID de l'appelant Name et le Number à afficher sur le téléphone de l'assistant de direction pour les appels entrants sur la ligne Cadre de direction.

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Cliquez sur Enregistrer.


 

Les assistants exécutifs et les assistants de direction doivent avoir des numéros de téléphone, et pas seulement des extensions, qui leur sont attribués. Vous pouvez configurer le nombre d’assistants. Les assistants peuvent être configurés pour plusieurs cadres de direction. Quel que soit le nombre d’assistants, vous pouvez uniquement, à tout moment, placer un certain nombre d’appels simultanés pour le compte d’un cadre.


 

Un utilisateur (cadre de direction) peut également ajouter des assistants de direction, filtrer les appels, configurer l'option de sonnerie et l'ID de l'appelant lui-même dans le portail de l'utilisateur. Pour plus de détails, voir Configurer et gérer votre service de cadre de direction. Toute modification apportée à ces paramètres par l’utilisateur se reflète à la fois dans le portail de l’utilisateur et dans le Control Hub.


 

Lorsque le cadre de direction répond à l'appel, tous les assistants de direction reçoivent l'événement AppelLibéré avec l'indication completedElsewhere. Lorsque l'un des assistants de direction répond à l'appel, tous les autres assistants de direction reçoivent l'événement AppelLibéré avec l'indication completedElsewhere.

Option de paramètre de ligne partagée

L’apparence de ligne partagée peut être utilisée avec le service exécutif lorsque les utilisateurs se trouvent au même emplacement. La configuration de l'apparence de ligne partagée avec le service exécutif facilite l'utilisation de la fonction. Pour plus d’informations sur la façon de configurer l’apparence de la ligne partagée, voir Ajouter et réorder les lignes pour un téléphone MPP.