Configurer votre service exécutif

En tant que cadre de direction, vous pouvez définir quand et quels types d'appels un assistant peut traiter. Les assistants peuvent choisir d’y participer lorsque cela est nécessaire ou de refuser lorsqu’ils ne le sont pas.

option de cadre de direction dans User Hub

Avant de commencer

  • Votre administrateur doit avoir activé les services de directeur et d’assistant de direction pour que vous puissiez y accéder et les configurer. Si vous ne voyez pas ce paramètre, renseignez-vous auprès de votre administrateur.

  • Le cadre de direction doit vous affecter à son groupe d'assistants.

  • Vous pouvez configurer tous les paramètres d’appel à partir du User Hub en allant dans Paramètres > Appel.

    L’option Calling est disponible uniquement pour les utilisateurs disposant de la licence Webex Calling. Si vous ne voyez pas l’option Calling , cela signifie que vous ne disposez pas de la licence Webex Calling.

    Si vous souhaitez savoir avec quel service d’appel vous êtes configuré, vous pouvez vérifier à partir de l’application Webex. Pour plus de détails, voir Découvrir le service d’appel dont vous disposez.

Configurer les options de sonnerie, les options deover et la présentation de l’ID de l’appelant

Avec la fonctionnalité d’alerte, vous pouvez configurer les options de sonnerie pour les appels entrants, les options deover et la présentation de l’ID de l’appelant.

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Connectez-vous à User Hub.

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Allez dans Paramètres > Appel > Paramètres d’appel.

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Allez à la section Cadre de direction et cliquez sur Plus de paramètres.

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Choisissez l’un des Mode d’alerte suivants :

  • Simultané–Sélectionner cette option fait sonner tous les téléphones des assistants de direction ajoutés en même temps. N'importe qui peut prendre l'appel.
  • Séquentiel–La sélection de cette option fait sonner le téléphone de l'assistant de direction dans l'ordre dans lequel il apparaît dans le tableau de l'assistant de direction. L’appel est transmis au premier assistant de direction, puis au second.
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Choisissez la façon dont les appels sont traités si personne ne répond :

  • Envoyer vers la messagerie vocale–Sélectionnez cette option pour envoyer un message vocal au cadre de direction.
  • Transférer–Sélectionnez cette option et saisissez le numéro vers lequel les appels à transférer.
  • Ne rien faire–Sélectionnez cette option si aucune action n'est à effectuer.

Vous pouvez spécifier la durée (en secondes) après laquelle les appels sans réponse doivent être transférés.

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Choisissez le nom et le numéro d’ID appelant à afficher sur le téléphone de l’assistant pour les appels entrants à partir de votre ligne.

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Cliquez sur Enregistrer.

Que faire ensuite ?

Une fois que vous avez ajouté les assistants à votre pool d'assistants, ils peuvent gérer vos appels de la même manière qu'ils le feraient pour n'importe quel autre appel. De plus, les assistants peuvent accepter ou refuser le service d’assistant de direction et transférer les appels vers une autre destination. Pour plus d’informations, voir Gérer votre service d’assistant de direction.

Activer les notifications d’appel dans d’autres emplacements

Vous pouvez choisir d’alerter d’autres sites par le service de direction. Vous pouvez également choisir d’ajouter une sonnerie à ces alertes.

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Connectez-vous à User Hub.

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Allez dans Paramètres > Appel > Paramètres d’appel.

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Allez à la section Cadre de direction et cliquez sur Plus de paramètres.

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Activez le bouton Emplacement à appeler .

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Choisissez le Type d’alerte dans la liste déroulante :

  • Silencieux

  • Sonnerie Éclaboussure

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Choisissez les emplacements que vous souhaitez alerter :

  • Emplacement de la portée du numéro individuel (Office Anywhere)—Le numéro de téléphone spécifié dans vos paramètres Office Anywhere.

  • Emplacement de la mobilité—Le numéro de téléphone spécifié dans vos paramètres de mobilité.

  • Emplacements de l'apparence d'appel partagée—Les périphériques où l'apparence d'appel partagée est configurée.

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Cliquez sur Enregistrer.

Filtrer les appels envoyés à votre assistant

Avec l’option de filtrage des appels, vous pouvez décider quels appels doivent passer à votre assistant.

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Connectez-vous à User Hub.

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Allez dans Paramètres > Appel > Paramètres d’appel.

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Allez à la section Cadre de direction et cliquez sur Plus de paramètres.

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Activez le bouton à bascule Filtrage des appels .

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Choisissez l’une des options suivantes :

  • Tous les appels–Choisissez cette option pour envoyer des appels internes et externes à l'assistant de direction.
  • Tous les appels internes–Choisissez cette option pour envoyer tous les appels internes à l'assistant de direction.
  • Tous les appels externes–Choisissez cette option pour envoyer tous les appels externes à l'assistant de direction.
  • Filtres d'appel personnalisés–Choisissez cette option pour vous assurer que seuls des appels spécifiques sont redirigés vers votre assistant de direction. Si cette option est sélectionnée, cliquez sur Ajouter un nouveau filtre pour développer un filtre d'appel personnalisé en utilisant les paramètres suivants.
    • Nom du filtre—Saisissez le nom du filtre.

    • Quand–Sélectionnez votre horaire prédéfini dans la liste déroulante.

    • Appels de–Sélectionnez les appels de n'importe quel numéro de téléphone, n'importe quel numéro de téléphone, n'importe quel numéro de téléphone, ou Sélectionnez les numéros de téléphone que vous souhaitez envoyer à l'assistant de direction. Si vous choisissez Sélectionner Numéros de téléphone, saisissez les détails supplémentaires.

    • Filtrer ou Ne pas filtrer–Choisissez de filtrer ou non les appels qui correspondent à ces paramètres.

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Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez activer ou désactiver l’option de filtrage d’appel en utilisant téléphone de bureau. Utilisez les codes d’accès aux fonctionnalités (CAF) suivants, qui peuvent être saisis via le clavier du téléphone pour contrôler certaines fonctionnalités—pour activer ou désactiver les options de filtrage des appels que vous avez configurées dans le User Hub.

  • Activer le filtrage des appels (cadre de direction) - #61.

  • Désactiver le filtrage des appels (cadre de direction) - #62.

Affecter des assistants à votre pool d’assistants

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Connectez-vous à User Hub.

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Allez dans Paramètres > Appel > Paramètres d’appel.

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Allez à la section Exécutif .

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Recherchez et sélectionnez les utilisateurs à ajouter à votre pool d’assistants.

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Cliquez sur Enregistrer.

Gérer votre service d’assistant de direction

Si votre administrateur vous a demandé de vous configurer en tant qu’assistant avec la fonction d’assistant de direction (également connue sous le nom de Boss-Admin), vous pouvez appeler votre supérieur et y répondre. Si vous avez plusieurs supérieurs, vous pouvez sélectionner la ligne appropriée lorsque vous passez un appel. Lorsque vous répondez, vous serez toujours prévenu de l’identité du destinataire de cet appel.

Accepter ou refuser le service d’assistant de direction

Vous pouvez soit choisir de participer lorsque le cadre a besoin de votre aide, soit refuser lorsque vous n’êtes pas nécessaire.
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Connectez-vous à User Hub.

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Allez dans Paramètres > Appel > Paramètres d’appel.

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Allez à la section Assistant de direction .

La liste des cadres auxquels vous êtes affecté en tant qu'assistant s'affiche avec l'option de participation.
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Pour accepter un service d'assistant de direction, sélectionnez l'option Accepter du cadre concerné.

Si vous souhaitez vous déconnecter du service d’assistant de direction, décochez Accepter.

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Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez choisir d’accéder ou de ne pas être présent à l’assistant de direction en entrant les codes d’accès aux fonctionnalités (FAC) respectifs avec le clavier téléphonique.

  • Option (assistant de direction) - #65

  • Option de retrait (assistant de direction) - #66

Transférer vos appels d’assistant de direction

Vous pouvez transférer vos appels vers une autre destination en configurant le numéro de téléphone.
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Connectez-vous à User Hub.

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Allez dans Paramètres > Appel > Paramètres d’appel.

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Allez à la section Assistant de direction .

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Saisissez le numéro de téléphone vers lequel les appels à transférer dans le champ Configurer le numéro de téléphone et sélectionnez Transférer les appels filtrés.

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Cliquez sur Enregistrer.